Si l’idée de relancer vos clients par mail et de potentiellement déranger votre interlocuteur vous embête, sachez que vous êtes loin d’être le seul dans cette situation. Que ce soit après un entretien d’embauche, un appel commercial ou simplement pour réaliser un suivi sur un projet en cours, 1 ou plusieurs mails de relance sont souvent nécessaires pour obtenir le résultat recherché. Mes expérimentations sur le terrain montrent que pour relancer vos clients par mail de manière efficace, il faut :

  1. Se mettre à la place de votre interlocuteur
  2. Redéfinir clairement le contexte 
  3. Insérer une proposition de valeur additionnelle 
  4. Exposez clairement le but de votre prise de contact
  5. Appeler votre interlocuteur à une action précise

Les meilleurs commerciaux et entrepreneurs le savent : votre prochaine opportunité se trouve dans votre mail de relance commerciale. 

Cela est d’ailleurs confirmé par cette étude de IKO System qui indique que les chances d’obtenir une réponse augmentent drastiquement lors du 7e email de relance.

Certains interprètent cette étude comme une invitation à bombarder son prospect de mails de relance commerciale. 

Je suis d’accord, il faut relancer par mail plusieurs fois pour avoir une réponse. Mais il faut le faire avec finesse et intelligence.

Les erreurs que je vois sur ces mails peuvent être nombreuses et c’est pourquoi, j’ai décidé de partager avec vous les étapes indispensables pour que vos prospects consultent avec intérêt vos mails de relance.

Si vous ne souhaitez pas laisser le succès de vos relances être le résultat du hasard, ne procrastinez pas cette lecture.

Petite recommandation annexe : Un livre plebiscité pour la qualité des conseils que j’ai commandé récemment. Je ne l’ai pas encore terminé mais les conseils sont très concret ! (Lien partenaire)

Prêt ?

1. Se mettre à la place de votre prospect

D’abord, j’aimerais clarifier une chose fondamentale :

Si on ne vous a pas répondu, cela ne veut pas dire que l’on n’est pas intéressé par votre 1er mail de prise de contact ou votre appel téléphonique. 

En fait, il existe 1001 raisons pour lesquelles, la personne que vous avez tenté de relancer par mail ne vous aurait pas répondu ?

Parmi ces raisons : 

  • Votre email est apparu dans une boîte de réception désorganisée et votre mail n’a jamais été ouvert.
  • La personne souhaitait vous répondre, mais elle a simplement oublié et ne retrouve pas votre mail/adresse de messagerie
  • Vous avez commis une des 5 erreurs classiques dans votre 1er mail de prospection et avez perdu l’intérêt de votre cible
  • Vous avez envoyé votre mail à la mauvaise personne et vous devez retrouver l’adresse email de votre prospect.
  • …. J’en passe et des meilleures.

Avant, je pensais que c’était de ma faute et que si je n’avais pas de réponse… et bien c’était tout simplement que la personne n’était pas intéressée. 

À la dure, j’ai appris que c’était totalement faux. 

Lorsque j’ai décidé de sortir un peu de ma tête et d’arrêter de prendre les choses personnellement, j’ai pu décupler les résultats de mes relances par mails aux clients.

Donc au lieu de commettre cette erreur de base, faites preuve d’empathie et mettez-vous à la place de votre cible.

Posez-vous les questions suivantes :

Est-ce que vous communiquez avec la bonne cible ? Qui est-elle ? Avez-vous regardé son actualité sur LinkedIn ? Google ? L’entreprise, secteur d’activité dans laquelle elle bosse ? Connaissez-vous ces challenges ?

Voici un Scoop ! Votre prospect est un être humain. 

La clé pour rédiger un mail de prospection percutant et de vous intéresser à lui pour adapter votre email à ses challenges, son actualité, sa cible.

Cette différence multipliera par 100 vos chances d’obtenir une réponse à vos mails de relance commerciale.

Lire aussi : Technique de ventes : 26 statistiques à connaitre absolument

2. Rafraîchir la mémoire de votre cible : le contexte

Nous vivons dans un monde de messages écrits. Avec les smartphones, nos mails sont toujours à portée de main. 

Selon The Radicati Group, 293 milliards emails ont été échangés en 2019 et le nombre d’emails que l’on reçoit par jour ne fait qu’augmenter.

Et c’est exactement pour cette raison qu’il est indispensable de ne pas juste envoyer un mail vide de sens du type :

Mauvais exemple de mail de relance :

Bonjour, M. X, j’espère que vous allez bien.

Avez-vous pu consulter mon précédent mail ?

… blabla insensé sur l’histoire de votre entreprise et votre solution…

Dans l’attente de votre réponse.
Bien Cdt,

Personnellement, quand je reçois ce type d’emails, je les supprime instantanément, car ça ressemble à du spam, ça n’est pas personnalisé et j’ai d’autres mails peut être plus important à traiter.

Croyez-moi, je l’ai appris après 8 ans de prospection à froid, rares seront les prospects qui se donneront la peine d’aller chercher votre email initial. J’en reçois des centaines de ce type chaque semaine, personnellement je les supprime instantanément.

En particulier, pour relancer par client par mail, commencez par rappeler le contexte et la raison de votre prise de contact.

Essayez une formulation de ce style :

Bon exemple de mail de relance commerciale avec rappel du contexte

Bonjour, M., Mme X, j’espère que vous allez bien.
Je fais suite à ma prise de contact au sujet de (votre projet, votre stratégie, votre [indiquer un élément personnalisé à la cible]
… suite du mail
Bien Cdt,

Oui encore :

Bonjour, Mr, Mme X, J’espère que vous allez bien.
Suite à ma prise de contact au sujet de (votre projet, votre stratégie, votre indiquer un élément personnalisé à la cible), j’ai récemment appris via (LinkedIn, magazine, collègue, influenceur de l’industrie de votre cible) que votre XYZ prenait de l’ampleur.
… suite du mail
Bien Cdt,

Le secret c’est de créer une nouvelle accroche pour chaque mail de relance.

Pour vous mettre sur la piste, essayez de réfléchir à :

Est-ce que vous avez déjà interagi avec ce prospect, cette entreprise ? Y a-t-il une publication sur les réseaux sociaux ou un évènement qui pourrait vous connecter ? Une news ?

Aussi, ma méthode est d’éviter de réutiliser un mail de relance qui n’aurait pas eu de réponse.

Au lieu de ça, je veille à toujours créer un nouveau message pour relancer le client par mail.

3. Insérer de la valeur supplémentaire à chaque relance

Rédiger un mail de relance commerciale efficace consiste à avoir une vision globale de votre stratégie de prospection par mail et de votre proposition de valeur.

Si vous voulez relancer par mail avec efficacité, je vous suggère de créer une séquence d’e-mail qui incrémente de la valeur à chaque relance.

Je m’explique :

Au lieu de vous dire, j’envoie mon mail de prospection et si je n’ai pas de réponse, je verrais si je relancerais comme 90 % des professionnels qui ne planifient pas leur réussite commerciale.

Peter Drucker

« La meilleure manière de prévoir l’avenir, c’est de le créer » Peter Drucker

Je vous conseille vivement de prévoir l’intégralité de votre argumentaire commercial par mail dans une série de 7-8 emails préparés en amont pour chaque cas de non-réponse… comme si vous rédigiez un argumentaire.

L’idée n’est pas de vous transformer en robot, mais d’être préparé aux éventualités pour mieux les gérer.

Par exemple :

  1. Mon premier mail de prospection serait une brève introduction de mon concept avec une question ouverte
  2. Le deuxième, une vidéo explicative de ce que le produit fait pour la cible
  3. Le troisième mail de relance commerciale une invitation à une démonstration, 
  4. le quatrième,  l’envoi de statistiques intéressantes pour mon prospect, 
  5. le 5e…, peut être des témoignages de clients, à vous d’adapter.

Voici une infographie récapitulative :

Le meilleur moyen d’y arriver est de créer des modèles types de mail de relance commerciale afin de les personnaliser pour chaque cible quand le besoin s’en fait ressentir.

Cet enchaînement est un exemple que je vous présente pour vous expliquer le concept de valeur incrémentale.

Vous n’êtes pas obligé de le copier mot à mot, mais vous pouvez essayer de vous en inspirer pour l’adapter au mieux à votre activité.

Gardez à l’esprit que l’objectif est de créer une conversation au sujet de la problématique de votre prospect avant de commencer… et surtout de ne pas déblatérer au sujet de votre solution.

J’ai fait cette erreur trop de fois… et j’aimerais vous l’épargner.

Pour l’avoir testée, cette stratégie pour relancer son client par mail inspiré de l’email marketing s’adapte parfaitement au travail de prospection de l’entrepreneur ou du commercial dans tout type de domaine.

Restez-simple, efficace et humain.

Maximiser vos efforts pour rédiger un mail de relance commerciale qui optimise la valeur pour votre cible.

4. Exposez clairement le but de votre prise de contact

Même si on utilise des techniques marketing…

Faites attention à ne pas trop tomber dans « l’effet publicité », votre mail de prospection doit rester celui d’un professionnel qui s’adresse à un autre professionnel.

Malheureusement, de nombreux mails de prospection et de relance à froid sont trop centrés sur votre entreprise, votre solution, vos distinctions… et s’éloignent un peu de l’objectif.

Et cela complique sans raison votre stratégie de relance par mail. 

Mon conseil : Ne tournez pas autour du pot.

Votre relance fait souvent suite soit à un appel téléphonique, une rencontre, un devis, ou un précédent mail. Avant de rédiger ce mail de relance commerciale, veillez à identifier clairement l’objectif de votre prise de contact.

Pour déterminer cet objectif, il faut que vous sachiez à quelle étape de votre processus de vente et à quel niveau de parcours client ou » customer journey » votre prospect se trouve.

Êtes-vous à un stade avancé ou préliminaire ? Faut-il plus d’arguments ? D’élément de démonstration ? Faut-il passer à la négociation ou carrément essayer de conclure ?

En fonction de la progression de votre processus de vente, indiquez clairement si vous souhaitez :

  • Obtenir un retour sur une proposition commerciale, 
  • communiquer de l’information, 
  • discuter par téléphone…

Si vous n’êtes pas clair dans votre mail, votre interlocuteur pensera que vous êtes confus et que vous ne savez pas de quoi vous parlez.

Est-ce que vous êtes sûr d’avoir bien cerné ses problématiques ?

Répondez à cette question de manière objective pour rédiger un mail de relance pertinent et ne pas louper le coche.

Exemple de mail de relance après un premier appel téléphonique :

Bonjour Éric,

C’était un plaisir d’échanger avec vous par téléphone ce matin au sujet de vos objectifs de développement marketing ce trimestre. 

Comme discuté, nous aidons de nombreuses entreprises dans la même situation que la vôtre à résoudre X problématiques. 

Nous pourrions explorer davantage cette opportunité de collaboration au cours d’une démonstration à distance sur un des créneaux suivant :

– Date et heure 1
– Date et heure 2
– Date et heure 3

Pourriez-vous m’indiquer la date qui vous conviendrait le mieux ? Je pourrais ainsi vous envoyer une l’invitation sur votre calendrier.

Dans l’attente de votre retour, je vous invite cette étude publiée par le cabinet YZX sur le [sujet pertinent pour votre cible]
Bien cordialement,

Ce que je veux, c’est qu’avant chaque rédaction d’email de relance, vous vous posiez la question de l’objectif et que vous la formulez clairement à votre cible.

Ça vous évite les malentendus inutiles et vous permet d’être des années-lumière plus efficace dans votre prospection commerciale.

5. Appelez à une action précise et pertinente

« Une action est une pensée qui se manifeste. » Paulo Coelho

En ayant défini un objectif clair, vous pourrez inclure un appel à action pertinent dans chacun de vos mails de relance.

Selon Wordstream, les emails qui incluent un appel à action augmentent le nombre de clics de 371 % et les ventes de 1617 %.

Je peux vous l’assurer : un mail de relance sans appel à action, c’est comme une arme sans gâchette. 

Qu’est-ce qui vous convaincra le plus à interagir :

Proposition 1 : Nous pouvons vous proposer une démonstration de notre prestation via une conf-call à votre convenance.

Proposition 2 : Pourriez-vous m’indiquer si le créneau du mercredi 11/x pour une conf-call de démonstration de cette prestation ? 

La deuxième proposition est une question et invite votre interlocuteur à répondre à votre email alors que la première est une déclaration qui n’invite à rien du tout.

Vous ne pouvez pas blâmer votre prospect de ne pas répondre lorsque vous ne l’invitez pas à le faire.

Aussi, il ne s’agit pas seulement d’inclure n’importe quel type appel à action.

Gardez en tête que si vous allez trop vite en besogne (par exemple en envoyant votre contrat trop vite ou pas assez) vous risquez de perdre l’intérêt de votre cible. Le timing est important.

Pour être convaincant, je recommande un appel à action fort et précis qui ne laisse pas le hasard flotter :

  • Êtes-vous disponible pour un appel téléphonique (proposer 3 dates claires)
  • Seriez-vous disponible pour participer à cet évènement le (proposer une date)
  • Êtes-vous disponible pour une rencontre le XYZ à 16 h ?

Éviter les questions trop ouvertes du type.

  • Qu’en pensez-vous ?
    • Votre prospect ne va pas penser à votre place
  • Pouvez-vous me faire un retour ? 
    • (Meilleure question pour obtenir un « je ne suis pas intéressé » qui est en fait une manière gentille de vous dire : « vous n’êtes pas suffisamment intéressant. »
  • Êtes-vous disponible la semaine prochaine ?
    • Si vous ne proposez pas de date, vous faites perdre du temps à tout le monde.

En changeant ces petits détails, vous évitez de provoquer chez votre prospect la « paralysie de l’hésitation ».

Votre email de relance sera 10x plus efficace, je vous le garantis. Je teste ces méthodes au quotidien.

Astuce bonus n° 1 : Quand envoyer un mail de relance ?

La bonne réponse est de ne pas attendre trop longtemps. 

Mais en réalité tout dépend du contexte… je sais que cette réponse ne vous satisfait pas alors comme je vous aime bien, je vous ai préparé différentes situations.

Quand envoyer un mail de relance de prospection ?

Après avoir réalisé un appel ou envoyé un mail de prospection, un délai de 3 jours est généralement une bonne période d’attente.

Au-delà, vous risquez de perdre l’intérêt de votre cible et avant cela vous risquez d’avoir l’air désespéré de vendre votre solution.

En général, si on ne vous répond pas le jour même, il y a de fortes chances que votre mail finisse noyé dans les abysses de la boîte de réception de votre cible.

Ce que je vous propose, c’est de doubler le nombre jours d’attente à chaque fois que vous n’obtenez pas de réponse : 3 jours -> 6 jours -> 12 jours -> 24 jours puis de suivre cette cadence : tous les mois, tous les trimestres, chaque année.

Quand envoyer un mail de relance pour une candidature ?

En demandant à mes collègues recruteurs, le délai de 1 semaine est apparu comme le délai le plus pertinent pour relancer par mail une candidature. Dans tous les cas, ne dépassez jamais 2 semaines.

Si vous êtes en recherche d’emploi, le fait de relancer va montrer que vous êtes plus motivé et plus tenace que les autres.

Les recruteurs adorent ça. Ne lâchez pas l’affaire, car cela fait la différence avec tous les candidats qui ne relancent jamais.

Voici quelques exemples et modèles de relance pertinents à utiliser pour inspirer votre relance de candidature. 

Quand relancer l’envoi d’un devis ou d’une proposition commerciale ?

3 jours est un délai suffisant pour relance l’envoi d’une proposition de collaboration commerciale.

Les raisons à utiliser pour relancer sont nombreuses, n’ayez pas peur de faire ce type de suivi.

Je recommande d’envoyer un mail après ces 3 jours et d’appeler le jour après l’envoi en cas de non-réponse.

Posez les deux questions : avez-vous pu consulter notre devis ? Pensez-vous pouvoir nous l’envoyer signé cette semaine ? 

S’il vous répond, qu’il ne sait pas c’est qu’il n’est pas encore sûr de votre solution. Il faut provoquer une conversation autour des objections et poser la question : qu’est ce qui vous en empêche ?

Pour en savoir plus, je vous invite à lire les 6 techniques pour conclure votre prochaine vente.

Comment envoyer un mail de relance pour un collaborateur ?

Alors là, c’est complètement différent. Tout dépend de l’urgence de votre mail.

Si ce n’est pas un sujet qui doit être réglé au plus vite il ne sert à rien d’être trop pressant, il vaut mieux néanmoins rester proactif avec une relance de 3 jours plus tard.

Et si vous n’avez toujours pas de réponse, appelez directement par téléphone.

Si c’est urgent, expliquez pourquoi et quand vous avez besoin d’un retour pour éviter les confusions et les dramas inutiles.

Astuce bonus n° 2 : Rédiger un objet de mail qui donne envie

Comme vous devez probablement vous en douter, la qualité de votre titre fait toute la différence dans votre mail de relance.

Imaginez que votre prospect ait complètement zappé votre précédent mail ou prise de contact.

La qualité de votre titre détermine si votre mail sera ouvert ou pas.

Pensez-vous qu’avec un titre banal du type : « Suivi de l’offre », « Relance n° X », » Question » il va changer d’avis ?

Qu’est-ce que j’aurais aimé avoir ces conseils lorsque je débutais dans la vente ! Je me rends compte du nombre de bourdes que j’ai pu commettre. 

Rédiger l’objet comme si c’était pour un collègue

N’essayez pas d’être trop inventif. Parfois les meilleures astuces sont les plus simples.

Une bonne démarche consiste à regarder les titres que vous rédigez inconsciemment pour les mails que vous envoyez à vos collègues ou vos amis par exemple. 

Les abréviations et les formulations simples sont souvent très efficaces. Aussi, veillez à personnaliser votre titre lorsque vous avez des éléments exploitables pour le faire.

Cela peut être en mentionnant un projet en cours, un collègue ou une actualité concernant votre cible.

Veillez néanmoins à ajuster le ton de votre titre/mail au niveau hiérarchique de votre cible. 

Certains titres (directeur) sont plus guindés que d’autres.

Restez bref

Moins il y en a, le mieux c’est. Lorsque j’ai commencé à m’intéresser à la science des titres de mails, j’essayais parfois de trop en faire. 

Je me suis rapidement rendu compte que l’essentiel de mes réponses venait des mails de relance qui sont titrés de 4-5 mots au Maximum.

Titre 1 : Formation commerciale gratuite : vendre avec productivité

Titre 2 : Comment vendre avec productivité ?

Le titre n° 2 est deux fois plus ouvert que le premier. 

Restez pertinent et honnête

Même si l’objectif de votre titre premier est de provoquer l’ouverture de votre mail, ne tombez pas le piège de l’appât du clic.

Si on prend une vidéo YouTube avec un titre ultra aguicheur, vous allez sûrement cliquer dessus.

Mais si en consultant la vidéo vous vous rendez-compte que le contenu n’est pas à la hauteur du titre de la vidéo, il y a de très fortes chances que vous ne fassiez plus du tout confiance à cette personne.

C’est la même chose pour les emails

Astuce bonus n° 3 : Comment automatiser ses mails de relance ?

Vous l’aurez compris, pour réussir à créer des mails de relance efficace, il va falloir planifier vos différents messages et vous assurez de les faire suivre avec persistance et régularité.

Pour une démarche commerciale sérieuse, il faut comprendre qu’en 2020, nous avons accès à des technologies qui nous permettent d’automatiser nos mails de relance (et d’éviter de devenir dingue.)

Ces outils de relances par mail nous permettent de gagner un temps incroyable dans notre prospection commerciale et de multiplier les effets de nos mails de relance.

La version sales starter de hubspot CRM vous permet d’automatiser vos séquences d’emails, de créer des modèles et de simplifier votre vie de commercial en plus d’autres fonctionnalités.

Ceci est un lien affilié : acheter hubspot via ce lien vous permet d’acquérir un des meilleurs outils d’automatisation des emails du marché et de soutenir mon blog en même temps en payant le même prix que si vous l’achetiez de par vous-même. D’une pierre, deux coups comme on dit. (Même si vous ne l’achetez pas rien qu’en cliquant sur le lien, vous m’aurez soutenu gratuitement et m’encouragez à continuer de produire des formations gratuites)

Vous pouvez l’acquérir pour 40 $ par mois (investissement très vite rentabilisé, dans la majorité des business modèles s’il vous aide à déclencher au moins une vente par mois vous l’avez payé)

Vos mails de relance en semi-automatique

Si vous n’avez pas 40 $ par mois à investir et que vous voulez quand même gagner du temps, vous pouvez installer gratuitement right inbox ou boomerang for gmail pour transformer les possibilités de votre boite mail avec des fonctionnalités comme :

  • Les rappels d emails
  • Les envois planifiés
  • Le tracking pour vérifier s’ils ont étés ouvert
  • Le séquençage d’email en cas de non-réponse.

Astuce bonus n° 4 : 21 exemples d’objets de mail de relance

  • Nous pouvons vous aider
  • Travaillez-vous avec XYZ services ?
  • Développer votre PME
  • Entreprendre différemment
  • Cet outil est indispensable pour
  • Votre X a besoin d’Y
  • Avez-vous pu voir ceci ?
  • Et si on travaillait ensemble ?
  • Votre appli pour X
  • Avez-vous résolu ce problème ?
  • Au sujet de votre besoin en 
  • X étapes pour résoudre problématique
  • Êtes-vous disponible la semaine prochaine ?
  • Démarrer dans (votre solution adaptée)
  • Pourquoi pas ?
  • Quelle stratégie XYZ pour 2020
  • Est-ce le bon trimestre pour X ?
  • Est-ce que ça vous intéresse ?
  • Dispo mardi prochain ?
  • Quel est votre avis sur ?
  • J’aimerais vous rencontrer

Conclusion :

Même si on arrive à vendre sans maitriser le mail de relance.

Il n’en reste pas moins que l’outil est redoutable et souvent sous-utilisé dans nos démarches commerciales. Pour atteindre ses objectifs, la relance par mail est devenue un incontournable et ceux qui ne la maitrisent pas risquent de passer à côté de beaucoup d’opportunités.

N’hésitez pas à m’indiquer en commentaire, les difficultés que vous rencontrez dans la relance par mail.

Fort d'une expérience de près de 8 ans dans la vente en B2B dans 3 continents différents, je suis aujourd'hui manager commercial et coach professionnel formateur en stratégie commerciale. Abonnez-vous à la newsletter pour de la formation exclusive.

2 Commentaires

  1. Ravi de la formation. Je comprends beaucoup de mots (vocabulaire) ici qui vont à coup sur me faciliter mon expression dans le domaine commercial, en pratique.
    Merci mon la leçon, je reste très convaincu que dans les trois prochains mois les exploits ne seront pas à démontrer.
    Salutations cordiales

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