Vous voulez sauter le pas et démarrer votre propre entreprise d’assistance virtuelle ? Vous maîtrisez déjà ce domaine ? Et même si vous commencez de zéro, ne vous inquiétez pas.

Il est tout aussi facile de créer une entreprise d’assistance virtuelle à partir de rien.

Cela tombe bien car il s’agit d’un créneau idéal pour démarrer un business en ligne, la demande pour les services d’assistant virtuel en ligne est très forte actuellement et cela s’est accentué avec la pandémie du Covid-19 qui a sévit. Les entreprises se retrouvent de plus en plus intéressées par le travail à distance.

Dans cet article, nous allons essayer de revoir ensemble tout ce que vous devez savoir avant de démarrer votre entreprise d’assistance virtuelle.

Prêt ? Alors allons-y.

1ère étape : Faire le point sur son entreprise d’assistance virtuelle

Une entreprise d’assistance virtuelle fournit une assistance pratique, directe et créative aux entreprises réelles.

Elle se compose d’un ou de plusieurs assistants virtuels qui qui travaillent à distance avec différents clients et en simultané.

Les services d’une entreprise d’assistance virtuelle différent selon leur créneau de spécialisation, marketing sur les réseaux sociaux, gestion des emails, gestion des blogs…

L’offre de service peut notamment comprendre :

Le travail administratif, la gestion des horaires, la gestion des tâches personnelles, la saisie des données, le prospect recherche de fond avant les ventes, la réservation des arrangements de voyage, la création de contenu et rédaction d’articles et la planification des publications sur les réseaux sociaux.

Quel business model souhaitez-vous adopter? Voulez-vous travailler seul ou vous construire un réseau de partenaires et de services?

Je vous invite en 1ère étape à répondre à ces deux questions fondamentales.

2ème étape : Enumérer les services à offrir.

Il faut commencer par cerner les services que vous allez offrir en tant qu’assistant virtuel. Un bilan de vos compétences existantes et celles à acquérir s’impose.

Voici quelques exemples de travaux effectués par un assistant virtuel :

  • Fournir une assistance technique.
  • Planification de publications et de campagnes sur les réseaux sociaux.
  • Facturation clients.
  • Traitement des comptes à recevoir.
  • Passer des appels.
  • Envoi et réponse aux emails et autres messages.
  • Effectuer des recherches sur Internet et édition.
  • Prise de rendez-vous.
  • La saisie des données.
  • Gérer Facebook, Twitter et d’autres comptes de médias sociaux.
  • Gestion de blog.
  • Commercialisation.
  • Conception graphique.
  • Service Clients.
  • Conseil client.
  • Création de newsletters…

L’essentiel est de ne pas trop se disperser.

Choisir quelques offres clés pour démarrer et garder une bonne capacité d’adaptation pour ne pas être submergé une fois que vous décrochez vos clients est la bonne approche.

La réputation de votre petite entreprise est en jeu alors ne promettez pas des services que vous ne pouvez pas offrir ou sous traiter en temps et en heure.

Je recommande de commencer par travailler avec les compétences que vous maitrisez le mieux et de développer au fur et à mesure que vous avancez.

Vous pouvez déterminer lesquelles de vos offres sont les plus rentables et vous concentrer entièrement sur ces services spécifiques.

3ème étape : Choisir une cible

Il est plus intéressant de se concentrer sur un créneau spécifique en tant qu’assistant virtuel débutant car il vous sera plus facile de vous établir et de vous constituer votre propre clientèle.

 Et tant mieux car il existe de nombreuses opportunités dans presque tous les secteurs, comme par exemple :

  • Le secteur immobilier peut être un domaine passionnant pour l’assistance virtuelle avec des agents immobiliers nécessitant des services administratifs, de médias sociaux et de référencement.
  • L’industrie de la santé ou de la cosmétique qui offre d’excellentes opportunités pour la saisie, la prospection et le conseil par téléphone ou via une plateforme…

Essayer de choisir un secteur qui vous parle et dans lequel vous auriez un avantage compétitif grâce à une expérience dans le domaine.

4ème étape : Structurer légalement votre entreprise virtuelle.

Il faut se demander objectivement quelle sera votre activité et le mettre sur noir et blanc. Rédiger son plan d’affaire succinctement et avec beaucoup de minutie afin de définir vos objectifs.

Si vous commencez seul, se déclarer en tant qu’auto-entrepreneur est le moyen le plus simple pour démarrer votre entreprise. 

Vous aviserez plus tard si vous voulez voir plus grand et songer à changer de statut.

Il faut bien passer le tout en revue avant de décider.

Inscrivez-vous également sur les forums et les associations spécialisées Glaner un maximum d’idées et d’informations sur le sujet . Cela vous apportera plus de clarté sur les démarches à suivre.

Vous devrez également ouvrir un compte bancaire distinct du compte personnel que vous avez déjà… 

5ème étape : Choisir un nom professionnel pour votre activité future.

Avant de commencer votre prospection, décidez de ce que vous voulez appeler votre activité.

Un nom spécifique pour votre entreprise d’assistance virtuelle serait un atout et vous démarquera de la concurrence. 

La plupart des assistants virtuels s’appellent simplement par leur nom, mais certains décident d’une ligne accrocheuse pour leur nouvelle entreprise et cela fait vraiment la différence.

Il faut que ce soit facile à prononcer, simple à retenir et pertinent avec le marché que vous ciblez.

Vous devriez évidemment avoir un site Web pour votre entreprise. 

Décider d’un nom et trouver un domaine devrait donc aller de pair. C’est facile et pas cher et vous pouvez le faire vous même en suivant ce guide.

6ème étape : Fixer vos tarifs et vos conditions de paiements

Vous pourrez facturer vos services à l’heure, au contrat pour un travail donné, ou sur une base tarifaire mensuelle.

Votre revenu doit couvrir tous les frais généraux d’entreprise, les taxes de l’entreprise et vos frais de subsistance personnels…

C’est pourquoi il peut être assez difficile de décider de vos tarifs. 

Il faut jongler avec la concurrence et savoir valoriser votre travail. C’est un point très délicat quand on veut se démarquer sur le marché.

Fixer à l’heure ou au résultat et savoir négocier le prix avec le client… Cela s’apprend avec quelques techniques mais aussi grâce (et surtout) avec l’expérience sur le terrain. 

Il est également important de garder en tête que tout se négocie, la manière dont vous serez payé (prépaiement, avance ou à la livraison). C’est pourquoi il est essentiel de gérer les attentes et d’expliquer clairement votre proposition de valeur à votre client.

7ème étape : Avoir une démarche commerciale

En effet, une chose est sûre c’est que lorsque vous commencez en tant qu’assistant virtuel, les clients potentiels ne viendront pas vers vous. Vous devrez absolument vous bouger pour en trouver.

Et pour cela, commencez tout d’abord avec votre réseau existant car c’est un excellent tableau de bord pour trouver vos premiers clients. 

Comme ils vous connaissent déjà, ils seront plus disposés à vous embaucher.

Puis vous devez vous attelez à la tâche et trouver des prospects potentiels via tous les moyens possibles que vous avez entre les mains: 

Les médias sociaux, LinkedIn en premier lieu mais aussi Facebook, Twitter…

Les sites web indépendants, les plateformes professionnelles, les offres d’emploi et les sites d’offres d’emploi…Faire des appels ou emailing à froid, du réseautage en personne, faire du blogging et blogs invités, en parler en public, faire des annonces imprimées à distribuer un peu partout..

Se mettre en tête qu’avoir une expérience éprouvée avec vos anciens clients améliorera vos chances d’acquérir de nouveaux clients.

Assurez-vous de délivrer des prestations de qualités et de toujours demander des références.

Le premier contact avec un nouveau client établi, il est également important de faire le suivi. Essayez d’appeler une deuxième fois ou d’envoyer un deuxième mail pour garder un contact professionnel et direct.

Si votre liste de clients est longue, essayez de contacter quotidiennement cinq ou six entreprises ou particuliers afin de vous constituer une base de clientèle stable. 

Sachant que gérer votre propre entreprise en ligne en tant qu’assistant virtuel n’est pas à prendre à le légère  et que cela ne se fait pas du jour au lendemain, nous ne pouvons que vous encourager à sauter le pas !

Certes, cela nécessite une bonne préparation en amont et une solide éthique de travail pour gagner des clients et les garder satisfaits. 

La création d’un plan d’action commercial peut vous être très utile.

8ème étape : Penser, monter et développer une stratégie marketing.

Ne négligez pas votre image de marque.

Vous devez vous se faire connaître. Pour cela vous pouvez:

  • Faire de la publicité payantes sur les réseaux sociaux comme les groupes Facebook, et créer une page promotionnelle..
  • Obtenir que votre entreprise d’assistance virtuelle soit bien répertoriée sur Google en écrivant des articles de blog qui pourraient intéresser vos prospects. 

Cela ne suffira peut-être pas. Mais à tenter bien sûr avant d’envisager une solution publicitaire coûteuse.

Vous voulez savoir comment les pros recherchent les clients ? Ils ont une bonne stratégie commerciale qui attirent de nouveaux clients.

Si vous voulez que des clients vous cherchent, prenez soin du capital de clients existants et demandez-leur de vous référer auprès de leur réseau. 

Vous pouvez demander des recommandations et des témoignages favorables de vos clients. 

Partagez ces avis sur votre site Web et vos profils de médias sociaux pour susciter l’intérêt. 

N’oubliez pas que le bouche à oreille est toujours considéré comme la forme de marketing la plus efficace. 

9ème étape : Choisir les bons outils.

 La gestion d’une entreprise d’assistance virtuelle peut être contraignante :

 Vous devez suivre le travail de chaque client.

•         Préparez les factures.

•         Tenir les comptes et faire le suivi de impôts…

Cependant, l’utilisation des bons outils peut rationaliser ces processus et vous aider à vous développer rapidement. 

C’est pour cela que des logiciels sont là, comme un logiciel de CRM vous aidera à assurer le suivi commercial et des paiements sans trop de prises de tête. 

Un agenda virtuel tel que calendar pour le suivi quotidien est pas mal non plus pour vous concentrer sur l’essentiel et augmenter votre productivité.

Les avantages du travail d’assistant virtuel

1- Le travail d’assistance virtuelle se fait généralement à domicile sur un ordinateur personnel.

Il suffit d’un ordinateur, d’une connexion internet.

2- Pas besoin d’investir dans des équipements coûteux ou des applications onéreuses.

Tout ce dont vous avez besoin est un ordinateur fiable, une connexion Internet de qualité et quelques applications gratuites ou peu coûteuses. 

3- Pas besoin d’un diplôme ou de compétences spécifiques pour devenir assistant ou assistante virtuelle.

Beaucoup de personnes hésitent de se lancer car ils craignent de ne pas avoir les compétences nécessaires pour y arriver.

Les entreprises d’assistance virtuelle offrent des services complets, précis et selon les attentes des clients.

Tout le monde peut offrir ses services pour les compétences qu’il a déjà sans devoir se former pour une nouvelle compétence.

 4- Travaillez quand vous voulez et à votre rythme.

Travailler comme assistant virtuel est un excellent choix pour maîtriser son temps.

Il existe des tonnes de services d’assistant virtuel qui ne nécessitent pas que vous soyez en ligne en même temps que votre client. 

C’est le résultat que vous délivrez qui prime.

5– Travaillez de n’importe où:

Plus besoin de se déplacer pour aller au bureau. 

Vos clients ne se soucieront pas d’où vous travaillez, tant que vous répondez à temps à leurs demandes. 

Par contre, il faut s’organiser et désigner une zone spécifique pour travailler. Cela augmentera votre productivité car votre esprit associe cette pièce particulière au travail.

Mais que se passe-t-il si vous ne vous sentez pas productif à la maison?

Déplacez-vous simplement dans le café le plus proche pour faire avancer les choses

C’est pratique pour se changer les idées, voir du monde et devenir plus productif.

Les inconvénients potentiels du démarrage d’une entreprise d’assistant virtuel sont par contre :

1- La difficulté de trouver le premier client.

Les assistants virtuels construisent généralement leur entreprise grâce au réseautage et aux références. Le bouche à oreille et les recommandations jouent un rôle important.

Et vous pourriez vous fixer un prix compétitif et moyen jusqu’à ce que vous ayez vos premiers clients. 

De cette façon, vous aurez un portefeuille de travail solide lorsque vous déciderez d’augmenter vos prix plus tard.

2-  Pas ou peu d’avantages sociaux

Vous êtes un entrepreneur: vous n’avez droit ni aux congés de maladie ni à l’assurance maladie qui sont normalement offerts aux travailleurs par leurs employeurs. 

Souvent, ces avantages sociaux sont extrêmement importants et peuvent aider les travailleurs à subvenir aux besoins de leur famille.

Cependant, lorsque vous démarrez votre entreprise d’assistant virtuel, vous devenez indépendant sans aucune sécurité sociale.

Cela veut dire que vous devrez payer vous même votre régime d’assurance.

3- Paiement des taxes.

Les employeurs normalement retiennent une partie du salaire de leurs employés pour régler les impôts.

Lorsque vous démarrez votre entreprise d’assistance virtuelle, vous devenez votre propre employeur et c’est vous  qui devez payer vos propres impôts.

4- L’isolement peut se ressentir.

Si normalement vous êtes sociable et que vous aimez les contacts, ce sera délicat car vous ne travaillerez plus dans un bureau et vous ne ferez plus partie de la communauté des employés de l’entreprise…

En effet, lorsque vous démarrez votre propre entreprise d’assistance virtuelle, vous travaillerez probablement à domicile loin de votre employeur et du monde du travail habituel et ce travail à distance vous donnera l’impression d’être isolé socialement. Un sentiment de solitude qu’il faudra combattre quand même.

En conclusion, sachez aussi que ceux qui excellent dans le monde professionnel ne restent pas inactifs une fois que leur entreprise est opérationnelle. Il est important de réinvestir dans votre entreprise une fois qu’elle est établie. 

Cet investissement consiste à suivre des cours de formation supplémentaires. 

Mais vous pouvez également lire des livres, assister à des conférences, participer à des discussions de groupe, regarder, écouter des workshops en ligne.

Alors prêt à vous lancer ? Je ne peux que vous encourager alors dans votre choix pour commencer à travailler en tant qu’assistant virtuel ou assistante virtuelle.

Beaucoup d’autres personnes l’ont déjà fait avant vous alors pourquoi pas vous?

Fort d'une expérience de près de 8 ans dans la vente en B2B dans 3 continents différents, je suis aujourd'hui manager commercial et coach professionnel formateur en stratégie commerciale. Abonnez-vous à la newsletter pour de la formation exclusive.

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