Comment planifier sa semaine? Outils, conseils et exemple

Il n’y a pas de secret, la productivité est avant tout une question de bonne organisation. Planifier sa semaine est ainsi une étape incontournable pour réaliser ce que l’on souhaite faire et éviter d’être « toujours occupé ».

Planifier sa semaine, c’est

  1. Classer ses objectifs et fixer ses priorités
  2. Lister les projets et taches à réaliser pour les atteindre
  3. Enregistrer les actions sur un calendrier et des outils de productivité
  4. Allouer du temps libre pour soi-même et pour ses proches
  5. Mesurer ses résultats et réajuster son planning à une date fixée.

Réaliser ces étapes permet d’avancer de manière productive sur les projets que l’on mène, d’atteindre ces objectifs et d’améliorer son bien-être général.

Si vous ne planifiez pas votre semaine, la vie se chargera de le faire pour vous… et vous ne pourrez pas réellement choisir ce que vous faites de votre ressource la plus importante et la plus rare : le temps.

Ce qu’il faut savoir pour planifier efficacement votre semaine

Nous avons tous certaines taches qui sont récurrentes à réaliser chaque semaine. Ces taches sont au centre du fonctionnement de notre travail.

Dans l’exemple d’un commercial ou d’un entrepreneur qui développe un nouveau business. L’activité de prospection ou d’administration du CRM sera une tache récurrente si il veut réussir à générer de nouvelles opportunités.

Planifier les taches récurrentes ET importantes pour vous.

Voici un exemple utilisant l’application calendar où certaines activités récurrentes sont planifiées.

planifier sa semaine

Réfléchir en amont de quand est-ce que vous allez réaliser ces actions indispensables et récurrentes vous permettra :

  • De ne plus procrastiner et de prendre du retard
  • D’optimiser ces activités sur les horaires où elles seront les plus rentables

En ce qui me concerne, si je ne fixe pas une heure et une date pour emmener ma voiture au lavage, je sais que je risque de laisser trainer son entretien jusqu’à la fin des temps.

Planifier les activités personnelles récurrentes

Il est également fondamental pour moi de lire, de faire du sport et de passer du temps avec ma famille. Pareil, ces activités doivent également être planifiée dans le calendrier afin de ne pas passer à la trappe.

Je recommande l’utilisation d’une autre couleur sur l’application calendar pour différencier ces activités personnelles récurrentes.

Planifier ses projets structurants

Si vous êtes entrain de lire cet article il y a de fortes chances que vous ayez des projets que vous gérez ou que vous souhaitez lancer.

En effet, l’atteinte d’un objectif à long terme que ce soit la création d’une entreprise, le développement d’une image de marque, l’acquisition d’une compétence ou encore l’apprentissage d’une nouvelle langue ne peut se réaliser que si vous prenez le temps d’y investir du temps à chaque semaine.

L’utilisation de la couleur jaune illustre ici ma plage horaire pour les activités de blogging et de développpement de mes compétences commerciales:

planifier sa semaine

Planifier des moments de vide

Il est important de garder à l’esprit qu’il n’est pas possible de tout planifier et qu’il y aura toujours des imprévus. Cela fait partie de la vie.

Ces plages d’horaires vides permettent de garder de la flexibilité pour gérer les aléas qui surgissent durant la semaine.

Ce temps peut être consacré pour vous-même afin de faire le point, vous relaxer et profiter du moment présent.  Aussi, il vaut mieux espacer vos activités sur le calendrier de 15 à 30 minutes afin d’éviter d’avoir l’impression de toujours être entrain de courir après la montre.

Ordonner et prioriser ses objectifs

Planifier sa semaine ne peut se faire sans ordonner et prioriser vos objectifs.

Qu’ils soient personnels ou professionnels, vos objectifs doivent être clairs comme de l’eau de roche. Si ils ne le sont pas, vous aurez beau planifier votre semaine, votre mois ou même votre année, vous allez juste ramer sans motivation vers un but flou.

Je préfère vous éviter cela…

Pour planifier efficacement votre semaine, il faut vous poser 3 questions simples:

  • Quels sont mes objectifs de vie professionnelle et personnelle? (3-5 max)
  • Quelles sont les projets que je dois mener pour les atteindre?
  • Quelles sont les actions qui en découlent que je peux mettre dans mon calendrier?

En effet, cela n’a pas beaucoup d’intéret de se fixer de grands objectifs et de les oublier le jeudi soir à l’heure de l’afterwork car on ne les a pas planifié.

Faire le point sur ses projets et les taches à réaliser

Une fois vos objectifs fixés, les projets qui en découlent seront mieux gérés si vous apprenez à les catégoriser.

Nos objectifs peuvent généralement être classé dans des catégories suivantes:

  • Santé
  • Travail & affaires
  • Relations et famille
  • Administratif
  • Repos

A vous de choisir comment vous souhaitez équilibrer votre train de vie. De mon expérience, si vous n’allouez que peu de temps aux catégories santé, repos et social cela se fait ressentir dans la qualité de votre travail et de vos affaires.

Chacune de ces catégories peut comporter différent projets pour lesquels des taches et actions devront être réalisées. Il est important de les lister pour pouvoir en obtenir une vision globale.

Dans le cas d’un commercial, les actions peuvent être la prospection téléphonique, la prospection par mail ou encore sur LinkedIn….

Planifier sa semaine avec les bons outils de productivité et le calendrier

L’utilisation de calendar ou d’une autre application de calendrier est indispensable pour planifier sa semaine.

En effet, les fonctionnalités de google calendar permettent

  • de se fixer des taches récurrentes au besoin
  • d’organiser des activités avec d’autres personnes via l’application
  • de créer des codes couleurs en fonction des catégories d’activité
  • d’ouvrir vos activités au public ou de les garder privées au besoin
  • de créer et organiser des notifications pour les évenements importants
  • de se synchroniser avec votre mobile

Bon vous l’aurez deviné, je suis fan de google calendar.

Une autre outil que je considère indispensable pour planifier sa semaine et mieux organiser sa vie : Evernote.

Depuis que je l’utilise, je me demande comment j’ai pu fonctionner aussi longtemps sans.

 

Cet outil de prise de note est extremement bien fait. Il vous permet en fait d’enregistrer vos idées, les taches que vous souhaitez réaliser et de les organiser dans des carnets de notes que vous pouvez personnaliser à souhait.

Si vous souhaitez être productif, il est indispensable d’avoir ce type d’outil pour collecter l’information et pouvoir la traiter en organisant des taches dans votre calendrier.

De plus, l’outil s’intègre et se synchronise avec un très grand nombre d’applications dont les outils de la suite google (calendar,sheets,…).

Avant de planifier chaque semaine, je consulte mes notes et mes idées directement dans l’application et cela me permet de choisir les projets auxquels je souhaite me consacrer en priorité.

Ne pas oublier se s’allouer du temps à soi et à sa famille

Lorsque l’on est commercial ou entrepreneur, notre emploi du temps est souvent encombré et si l’on ne planifie pas sa semaine, les premiers à en subir les conséquences sont généralement nos proches.

A long terme, cela peut conduire à des regrets… et c’est pour cela que je vous encourage vivement à planifier du temps à apprécier pour votre famille et vos enfants si vous en avez…

Ainsi, si vous planifiez des rendez-vous, des réunions et des plages horaires pour vos projets, il n’y a pas de raisons pour ne pas également planifier des moments pour votre vie personnelle ou encore du temps pour simplement vous retrouver avec vous même

Aussi, Il faut également ne pas oublier de planifier dans votre semaine le moment ou vous allez faire votre planification de la semaine suivante. (J’aime bien le vendredi soir)

Mesurer les résultats et réajuster son planning

Cette organisation de la semaine peut sembler gourmande en temps.

En réalité, plus vous allez le faire et plus vous deviendrez productif et efficace avec vos ressources.

Autre astuce, vous gagnerez beaucoup à prendre le temps à chaque semaine de mesurer les résultats ce que vous avez planifié et de les confronter à la réalité.

  • Avez-vous été trop optimiste (ou pas assez) par rapport à ce que vous aviez planifié?
  • Est-ce que les objectifs que vous vous êtes fixés ont été atteint?
  • Comment pouvez-vous capitaliser des erreurs que vous avez fait la semaine dernière?

Evitez l’autoflagellation, personne ne respecte son planning à la lettre et c’est justement pour cela que planifier sa semaine est probablement l’une des meilleures actions que vous pouvez réaliser si vous souhaiter améliorer l’organisation de votre vie.

Essayez également d’identifier les taches qui vous prennent beaucoup de temps et qui ne contribuent pas réellement à vos objectifs. Ces taches doivent soit être automatisées ou alors être déléguée.

Si vous êtes passé trop à coté de votre planning, Je vous conseille d’apprendre à dire « non » à certaines personne ou activité.

Enfin, garder en tête que protéger le calendrier que vous avez planifié pour votre semaine de manière stricte est un processus qui se fait dans le temps et que vous pourrez optimiser au fur et à mesure des semaines, des mois et des années.

Et-vous? Comment faites vous pour planifier votre semaine?

 

 

 

 

 

 

LAISSER UN COMMENTAIRE

S'il vous plaît entrez votre commentaire!
S'il vous plaît entrez votre nom ici