Webinaire

Le webinaire est devenu un outil incontournable d’une communication avant-gardiste, parce que nous sommes tous friands de contenus visuels. Si vous vous demandez, comment créer un webinaire que votre audience aura envie de regarder, vous êtes au bon endroit.

  1. Poser les enjeux et les objectifs
  2. Définir le scénario et la structure
  3. Promouvoir votre webinaire
  4. Préparer votre présentaton
  5. La diffusion en live
  6. L’exploitation commerciale

Le webinar vous permet une communication plus directe et plus dynamique qui interpelle une plus large part d’internautes, notamment ceux qui ne sont pas fans de lecture ou qui ont besoin d’”humaniser” la relation professionnelle. 

Avec la digitalisation marketing de notre société, nous le voyons tous, organiser un webinaire est un formidable moyen de générer des leads qualifiés pour notre entreprise, en particulier en BtoB.

Un webinaire mal organisé peut en revanche heurter notre réputation et faire perdre du temps à votre audience.

Avec la digitalisation de notre société, nous le voyons tous, organiser un webinaire est un formidable moyen de générer des leads qualifiés pour notre entreprise, en particulier en BtoB.

Si vous voulez savoir comment bien construire votre webinar, comment le rendre attractif à l’instar du producteur de cinéma qui construit un teasing pour attirer le public en salle, lisez la suite.

Vous verrez que proposer un webinar ne se résume pas à monter une présentation vidéo mais qu’il y a un processus en amont pour toucher les cibles, durant la diffusion pour assurer l’interactivité et en post diffusion pour exploiter le trafic généré.

Construisons, étape par étape, votre prochain webinar.

Étape 1 : les enjeux et les objectifs du webinaire (J-60)

Votre stratégie commerciale doit idéalement prévoir du contenu vidéo qui peut prendre plusieurs formes, celle d’un spot institutionnel, d’une interview d’un expert de votre secteur mais aussi d’un webinar qui permet une interaction avec votre cible. 

On est d’accord.

Le piège à éviter absolument, c’est de créer un webinaire ennuyant. 

Cela arrive lorsque on ne sait pas répondre aux deux questions suivantes :

  • Est-ce que vous souhaitez créer un webinaire par effet de mode, ou parce que ce sera réellement utile à votre audience ?
  • Vous inscririez-vous à votre propre webinaire si vous étiez un client ?

On est d’accord, les internautes retiennent mieux les messages transmis via les sollicitations vidéo, par rapport aux sollicitations écrites. Mais d’ailleurs, quelle est votre cible ?

N’oubliez pas que pour la plupart d’entre nous, le quotidien est chargé, à moins que le sujet nous intéresse réellement, on n’arrête pas notre train de vie pour regarder un énième webinaire.

Si vous ne cernez pas le public de votre webinar, vous pouvez soit envisager une étude de marché ou encore de checker au niveau de vos échanges avec votre clients :

  • Qui vous contacte le plus en ligne ?
  • Qui réagit à vos publications sur les réseaux ?
  • Quels sont les produits ou services que ces clients ont achetés ?

Il est opportun de définir un persona pour définir l’auditoire et préparer un webinar qui répond aux attentes (les vôtres et celles des clients). 

La cible choisie dépend aussi de l’objectif de votre webinar

  • Entretenir votre notoriété en communiquant sur une problématique récurrente de votre clientèle ;
  • Annoncer une nouveauté : produit, service, diversification ;
  • Familiariser à l’usage d’un produit en présentant les fonctionnalités et astuces.

Attention à l’effet spot publicitaire, vos inscrits veulent apprendre des choses. (N’oubliez pas que nous préférons faire du shopping que d’assister à des présentations commerciales.)

Quelques idées et exemple de sujets de webinaire

N’essayez pas de créer le meilleur contenu généraliste possible (flop garanti), au contraire assurez-vous de choisir un sujet spécifique qui permet à votre audience d’entrer dans le détail. 

A titre d’exemple, au lieu de faire un sujet sur l’entrepreneuriat, il est plus engageant d’apporter de l’information sur les nouvelles tendances dans l’entrepreneuriat spécifique aux agents immobiliers par exemple.

Voici quelques exemples d’angles pour votre webinaire que vous pouvez adopter :

  • Examiner ou rebondir une tendance nouvelle dans votre secteur d’activité 
  • Apporter un angle nouveau sur une problématique de fond
  • Une étude de cas guidée étape par étape
  • L’interview d’un expert ou d’un influenceur dans votre secteur
  • L’adaptation d’une conférence ou d’une présentation existante

Envisagez-vous d’assurer vous même le contenu ou serez-vous accompagnés pour communiquer ? 

Il est essentiel que les intervenants soient à l’aise pour parler en public et ne dévient pas trop du sujet. 

Un intervenant, s’il est expert, sera présenté comme un “invité spécial”, un outil de communication qui retient l’attention.

Vos différents choix doivent converger en faveur de la cible finale. 

Un webinar BtoC envers un public jeune vous autorise un ton plus léger, en live, avec un chat, sans doute très sollicité. A contrario, un webinar BtoB avec par exemple des directeurs de ressources humaines devra adopter une structure plus synthétique et de la donnée nouvelle. 

Sur le format, vous devez aussi choisir entre de l’asynchrone ou du live, plus risqué mais plus stimulant pour les internautes. 

Apprenez à mieux cerner ces deux publics, BtoB et BtoC

Étape 2 : le scénario et la structure (J-30)

Vous avez en tête votre objectif professionnel, institutionnel ou commercial. Vous devez désormais construire un storyboard, raconter une histoire la plus captivante possible, retenir l’attention et créer le lien.

Soignez le discours, si tout se passe bien, vous allez à la fois générer des leads, mieux les connaître et, sans doute, conforter votre relationnel avec vos clients. 

Lors de la diffusion, ces derniers voient dans l’attrait des nouveaux leads pour votre produit la confirmation qu’ils ont eux-même fait le bon choix. 

Une façon d’amortir la dissonance cognitive

L’accroche de votre webinaire

Vous n’êtes pas sans savoir que l’accroche de votre webinaire et votre première impression doivent être captivantes.

Pour cela, il existe plusieurs approches possible pour aborder le thème de votre webinar, quelques exemples d’accroches :

  • Une problématique qui touche la cible et démontrer votre connaissance de leur métier ;
  • Une anecdote à l’origine de la création de votre entreprise (ou produit) qui va toucher l’affect ;
  • Une évolution du secteur pour démontrer que vous ne vous contentez pas de vendre mais que vous accompagnez les transitions ;
  • Un mini slogan que vous reprenez dans tous vos webinars et qui résume votre identité.

Il vous suffit, par exemple, de vous connecter sur les sites des fédérations de professionnels et de lire leurs actualités pour connaître leurs inquiétudes du moment.

Le contenu du webinar et les messages qu’il contient vont prendre différentes formes lors de la diffusion. 

Prévoyez un plan, un script et un résumé des idées clés pour chaque slide

Pensez à rédiger une chronologie et une articulation entre ces formes, vous pouvez vous inspirer de ces 6 clés pour garantir que votre présentation est originale. 

Au final, votre storyboard décrit le déroulement de l’évènement, une suite d’écrans faits de textes, images, vidéos, voix off et interactions.

Il est également fondamental de ne pas oublier d’inclure des exemples concrets dans lesquels votre audience peut se reconnaître illustré par des données tant que c’est possible.

Par exemple, si je faisais un webinaire sur comment attirer l’intérêt d’un prospect en 30 secondes, ce serait plus intéressant si je partageais avec vous ces quelques exemples pratiques plutôt que si je commence à faire de la théorie.

Faire un sondage en live

Il peut dans certains cas également être intéressant de prévoir un sondage afin de partager des données en direct avec votre audience.

Revenons à mon exemple de l’elevator pitch, si je devais faire un webinaire sur le sujet, il pourrait être intéressant de sonder mon audience sur une question à choix multiple du type :

 “Selon vous, comment fait-on pour attirer l’intérêt d’un prospect en 30 seconde ?” Réponse A B et C.

Une solution comme Livestorm vous permet de créer ce type de sondage en quelques clics afin de les partager avec vos participants.

La recommandation ? 2-3 petits sondages sur la durée de 45 minutes semble être un bon moyen de casser la monotonie d’une présentation.

Conclusion, Q&A et appel à action

L’objectif de ce webinaire, vous vous en souvenez, c’est d’interagir avec votre audience. 

La phase de questions/réponses est une véritable mine d’informations pour affiner votre argumentaire commercial et découvrir les interrogations de votre cible.

Même si vous n’êtes pas devin, préparez quelques exemples et éléments de réponse à des questions attendues ou des objections classiques pour ne pas laisser un grand blanc à cette phases.

Cela peut être perçu comme une source d’incertitude par l’internaute.

Enfin n’oubliez pas de préparer quelques mots pour conclure votre webinaire de manière positive avec un appel à l’action vous contacter ou inviter votre audience à s’inscrire à un prochain webinaire.

Étape 3 : la promotion de votre webinaire (J-15)

A ce stade du projet, vous savez pourquoi et pour qui vous faites ce webinar, maintenant vous devez trouver comment le faire savoir aux autres.

Votre communication doit être engageante, c’est à dire qu’elle doit susciter une réaction de l’internaute : un like, un commentaire, un partage pour améliorer votre visibilité sur les réseaux.

Quels axes de communication utiliser pour promouvoir votre webinaire

Étonnamment, malgré l’explosion de la communication digitale, les réseaux internets de référence se comptent sur les doigts d’une main, parmi eux, citons :

  • LinkedIn : ce réseau est à la fois professionnel mais touche une large population et reçoit des formats variés : écrits et visuels. Seul bémol si vous avez une cible jeune, il est difficile pour eux d’exister dans ce réseau sans étiquette professionnelle, d’où la sélectivité du réseau.
  • Twitter : ses amateurs recherchent avant tout des news, plutôt de l’écrit court et efficace ;
  • Facebook  : royaume de la vidéo et idéal pour le BtoC, ce réseau a l’inconvénient de balayer très large et peut vous apporter un nombre de leads disproportionnés et peu qualifiés que vous allez vous épuiser à trier. Mais il est universel ;
  • Instagram : très esthétique, ce support est plutôt adapté BtoC et aux images mais vous pouvez y ajouter des stories. La nouveauté ce sont les réels, des vidéos de 15 secondes maximum, réalisées à partir de l’appareil photo d’Instagram et que vous éditez (effets, musiques). La cible reste les 24-30 ans ;

Pour vous aider à prospecter sur Linkedin, je vous invite à lire le nouveau guide complet LinkedIn 2021.

Selon votre cible, il existe des périodes de publication préférables : la clientèle en BtoC sera plus réactive en début de semaine aux alentours de la pause déjeuner tandis que la clientèle en BtoB sera attentive en milieu de semaine entre 9h00 et 15h00 environ.

En plus des réseaux, vous pouvez aussi tenter d’obtenir un espace pour un rédactionnel sur un magazine ciblé, ajouter un pavé webinar sur votre site web ou encore utiliser votre fichier de clients. 

Il existe de nombreux exemples de stratégies de communication que vous pouvez utiliser pour promouvoir votre entreprise… 

A vous de choisir celle qui convient le mieux à la diffusion de votre webinaire.

Comment rédiger son message LinkedIn pour le webinaire ? 

Tout d’abord que vous avez une bonne raison de communiquer, valoriser votre initiative. 

Reprenez la technique de l’accroche. 

Attention, contrairement au webinar, pour l’annonce de l’évènement, vous disposez d’un espace restreint. 

La plupart des cibles prendront connaissance du message, de la notification ou de l’actualité sur leur smartphone.

Votre message doit au minimum donner les indications suivantes :

  1. Identification :  logo et raison sociale dans le profil en général ;
  2. Accroche: slogan opportuniste ;
  3. Sujet : ne manquez pas …  ;
  4. Date et heure ;
  5. Lien : formulaire d’inscription ;
  6. Visuel : en général, le titre, les intervenants, date et heure ;

Voici un exemple de post qui a suscité plus de 15 000 inscrits :

Si vous avez de la place, rappelez au lecteur qu’il peut vous suivre pour ne rien manquer et qu’il peut partager l’opportunité de son réseau

Pour ne rien laisser au hasard, prévoyez également un planning des relances sur les réseaux et auprès des emails inscrits. 

  • J-15 : annonce initiale ;
  • J-8 : première relance ;
  • J-1 : deuxième relance ;
  • H-1 : dernier rappel avec un lien direct vers la vidéo pour les non-inscrits.
  • Au démarrage un email, de rappel 3 minutes avant 

Je vous avoue, ça a été difficile d’éviter de participer au content summit avec cette série d’emails :

Étape 4 : La préparation de votre présentation (J-1)

Une petite répétition synthétique est nécessaire, elle est l’occasion de confirmer le rôle de chacun.

Outre les intervenants, un assistant est désigné pour vérifier que le storyboard est respecté et produire aux moments opportuns les vidéos, les slides.

Le storyboard est un travail collaboratif, vos invités l’enrichissent et le valident après s’être engagés sur leur disponibilité pour le jour J. 

Aussi, sur un webinar live, exit le collègue toujours en retard.

Pour des intervenants qui ne se déplacent pas, validez avec eux leur micro, arrière-plan, éclairage, sujets abordés.

Désignez le chef d’orchestre, cela peut-être vous-même. 

Il s’agit de guider les échanges, de veiller au plan et au timing. 

Pour éviter d’être mis sur la touche techniquement, vérifiez le débit disponible et la capacité d’upload avec speedtest et prévoyez un câble ethernet en cas de wifi défaillant.

Balayez le Powerpoint pour traquer les fautes, l’ordre des pages, les sources utilisées. 

Par exemple, éviter les cartes de pays aux frontières pas à jour, pensez à utiliser le terme “France métropolitaine” si vous avez une cible outre-mer… .

Sur le plan purement technique, l’outil streamyard est un logiciel de conférence connecté à Youtube qui facilite la réalisation du webinar. 

Quel que soit votre choix, veillez à retrouver certaines fonctionnalités adaptées :

  • Le nombre autorisé de participants ;
  • La souscription d’un abonnement en fonction de la fréquence de vos webinars ;
  • Les fonctions pré-enregistrement et replay ;
  • Les options de communication avec les auditeurs ;
  • La gestion des emails.

Étape 5 : Jour J la diffusion en live

Le jour J, les aspects de forme et de contenu du webinar sont arrêtés. La perfection n’existe pas et si quelque chose tourne mal, ne paniquez pas.

Le webinar doit démarrer à l’heure !

Après votre introduction, vous passez la parole et surveillez le timing. 

Le chat est un élément important, il est l’élément d’interaction avec le public, ne laissez pas de questions importantes sans réponse.

En raison des connexions tardives, vous aurez des répétitions dans les questions. Ne perdez pas de temps et indiquez que la vidéo sera mise à disposition ultérieurement.

En effet, vous n’allez pas passer l’essentiel du temps à rappeler le prix du produit ou du service.

Concernant le chat, votre assistant stimule, modère ou reroute certaines questions ou remarques. Vous pouvez envisager d’identifier des relances téléphoniques pour les cibles qui vous intéressent particulièrement ou qui sont des prescripteurs à forte influence.

Le présentateur peut aussi de son côté lancer des questions qui appellent des réponses de la part des auditeurs. 

N’oubliez pas votre sondage : “Petite question à nos auditeurs, êtes-vous dans un projet de reconversion ou de montée en compétence ?”. Certains auditeurs répondent sur le chat, vous aurez une tendance sur laquelle rebondir.

A la fin de chaque partie, vous pouvez synthétiser rapidement ou prévoir l’affichage de 2 ou 3 idées essentielles à retenir.

En fin de diffusion, remercier les intervenants, la technique et terminez par les remerciements au public à qui vous donnez des indications complémentaires comme :

  • Adresse et site pour revoir le webinar ;
  • Site web de l’entreprise ;
  • Intérêt de suivre le profil sur un réseau ;
  • Prochain épisode ou RDV

Étape 6 : J+8 L’exploitation commerciale

N’oubliez pas que comme un salon ou une conférence, ce qui compte, c’est ce qui se passe après.

La vidéo du webinar est désormais en ligne en replay, vous allez devoir traiter les informations collectées. N’oubliez pas de refaire une communication sur les réseaux sociaux et par email pour le partager.

Pour envoyer des mails engageants ou préparer une newsletter à vos inscrits, j’utilise personnellement sendinblue et j’en suis très satisfait.

Vous pouvez composer un message spécifique à l’intention des emails collectés, de type :

“Nous vous remercions de votre inscription à notre webinar de présentation du programme Executive Master. Si vous l’avez visionné, nous attendons avec plaisir vos retours afin d’améliorer nos prochaines sessions d’information. Dans le cas contraire, nous avons le plaisir de vous adresser le lien de visionnage. N’hésitez pas à nous faire part de votre projet X afin que nous puissions vous apporter un conseil… “

En interne, vous pouvez demander à vos équipes un récapitulatif synthétique des questions posées.
Et enfin, entamer votre phase active de prospection auprès des leads collectés.

Fort d'une expérience de près de 8 ans dans la vente en B2B dans 3 continents différents, je suis aujourd'hui manager commercial et coach professionnel formateur en stratégie commerciale. Abonnez-vous à la newsletter pour de la formation exclusive.

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