La gestion du temps est le processus par lequel on décide (enfin) d’organiser nos activités dans nos journées, nos semaines, nos mois pour les aligner à nos différents objectifs de vie. 

Mais alors, comment mieux gérer son temps ?

Selon une simulation menée auprès de 1200 participants et rapportée par Harvard Business Review, la gestion du temps repose sur 3 compétences clés.

  1. « Awareness » ou la conscience  = comprendre que son temps est une ressource limitée ; 
  2. « Arrangement » ou l’agencement du temps = organiser ses objectifs, ses plans et son agenda afin d’utiliser son temps de manière efficace ;
  3.  « Adaptation » ou ajustement = piloter et mesurer l’utilisation de son temps afin de l’ajuster pour atteindre ces objectifs.

Les résultats de cette étude montrent que la majorité des participants ont du mal avec la prise de conscience et l’ajustement de leur temps.

Vous l’aurez compris, la question de la gestion du temps est en fait plus complexe qu’elle n’y paraît et nous ne sommes pas naturellement bons pour la maîtriser.

C’est pourquoi, il s’agit non seulement d’une compétence rare, mais aussi une qualité de leadership plébiscité.

Voici 7 actions qui vous permettront d’améliorer votre productivité et votre gestion du temps au travail en restant zen.

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Action n°1 : Analyser sa journée avec objectivité

La première chose à faire est de réaliser cette vérité fondamentale au sujet de la gestion du temps : 

  • Être trop occupé ne veut pas dire que votre temps est bien utilisé.

Le problème, c’est que l’on a tendance à oublier qu’en 24h, on ne peut pas tout faire (et on n’est pas non plus obligé d’essayer de tout faire).

Succès professionnel, personnel, productivité, bonheur, famille… Nous avons tous des priorités souvent conflictuelles à chaque étape de notre vie. 

Analyser votre journée chaque soir est une habitude à prendre pour mieux savoir où va votre temps…

Le temps étant une ressource limitée, vous devez apprendre à l’utiliser pour réaliser des activités qui comptent pour vous.

Voici quelques questions intéressantes à vous poser pour analyser votre journée : 

  • Quels sont les horaires de la journée où vous avez été le plus performant ? Le moins productif ? (Faites un classement de ces plages horaires)
  • Quelles sont les actions qui vous permettent d’avancer vers vos objectifs ? Ou au contraire vous ralentissent ? (Prospecter de nouveaux clients chaque jour me permet de développer mon entreprise par exemple)
  • Imaginez que vos objectifs et vos rêves soient atteints dans 5 ans, est-ce que vos journées ressembleraient à ce que vous auriez fait aujourd’hui ? 

Quel outil utiliser ?

Pourquoi analyse-t-on sa journée ? Tout simplement pour planifier de meilleurs emplois du temps sur nos lendemains et développer notre capacité d’« awareness ».

Je réalise mon analyse du soir sur un journal personnel qui me permet en fin de journée de faire le point sur mes idées, mes objectifs et mes activités.

Je complète cette introspection quotidienne avec l’application TodoIst qui me permet de cocher ce qui a été réalisé et d’enregistrer les tâches/idées en lieu sûr pour ne pas les oublier. Je peux ensuite m’assurer de les concrétiser en les plaçant dans mon calendrier Google en leur accordant une plage horaire.

C’est toute la différence entre l’efficience (réaliser un objectif avec le minimum de ressource) et l’efficacité (réaliser un objectif sans se préoccuper des moyens).

Action n°2 : Faire le point sur vos objectifs et les actions prioritaires.

Certaines personnes passent leur vie à travailler dans des métiers sans se poser de questions.

Résultat, ils finissent par développer des problèmes psychologiques, car leur vie professionnelle et personnelle n’est pas cohérente avec leurs aspirations.

Ils peuvent ainsi sacrifier des choses importantes pour eux sans s’en rendre compte.

Et vous ? Est-ce que vous prenez le temps de faire le point sur vos objectifs ? Si oui, quelle méthode utilisez-vous ?

Personnellement, j’en suis venu à la conclusion que la meilleure source de motivation n’est pas le « quoi », mais le « pourquoi ? »

Simon Sinek pourra vous en dire plus sur ce sujet (si vous n’avez pas vu cette vidéo, il faut absolument la regarder, activez les sous-tire au besoin) : 

Ce qui a le plus résonné avec moi dans cette analyse, c’est qu’un objectif inspirant doit démarrer par un pourquoi.

Définissez donc « votre pourquoi » et les 3 à 5 objectifs qui en découlent pour chacun de ces 4 grands piliers de nos vies :

  • Santé, condition physique, état d’esprit et spiritualité
  • Carrière professionnelle et formation, 
  • Vie personnelle et familiale, 
  • Finance et patrimoine.

Il est essentiel d’indiquer une temporalité et de poser des instruments de mesure à ces objectifs. 

Quel outil utiliser ?

L’outil que j’utilise pour faire le point est une nouvelle fois mon journal et une feuille de papier qui reprennent mes objectifs à 3 mois, 6 mois, 1 an et 5 ans. (Objectif « Awareness »)

Cette liste d’objectifs est affichée sur le mur en face de moi afin que je puisse la lire chaque matin et l’ancrer dans mon subconscient. 

Pour chaque objectif que je me fixe, j’indique ainsi le :

  • Pourquoi ? (Aider les entrepreneurs à créer et développer leur business)
  • Comment ? (Créer du contenu de qualité le plus fréquemment possible)
  • Le quoi ? (Un blog, des formations, des astuces, des conseils concrets)

À titre d’exemple, si je veux être en bonne santé physique pour me sentir bien dans ma peau, mon objectif ne peut pas juste être de perdre du poids

Pour me sentir mieux dans ma peau (mon pourquoi), je veux perdre 5 kg en 3 mois, pour cela, je vais éliminer les féculents et les sucres lents le soir sur cette période. 

Il faut absolument fixer un objectif SMART (spécifique, mesurable, atteignable, pertinent, temporellement défini). Cela augmente grandement vos chances d’atteindre votre but.

Pareil côté perso, si vous souhaitez réellement cultiver vos relations, vous devrez investir du temps, planifier cela… etc. Autrement, cela va passer à la trappe.

Dans un cadre plus business, pour obtenir plus de clients, il faut également identifier le nombre de clients à acquérir sur les 3 prochains mois, à l’échelle d’une année et plus.

Cette méthodologie s’applique pour tout.

Pour chacun des objectifs, vous verrez quelles sont les actions à fort impact dans lesquelles vous allez investir du temps. Par exemple :

  • Prospecter 20 nouveaux clients par jour
  • Courir une heure tous les mardis
  • Lire 20 minutes par jour (pour gagner en vitesse de lecture)
  • Passer 2 h par jour avec sa famille sans toucher à son téléphone…

Listez les actions qui contribuent le plus à l’atteinte de vos objectifs et évitez les nombreuses distractions de notre temps.

De cette manière, au lieu d’être occupé à réaliser des tâches qui semblent être importantes, vous aurez une feuille de route pour suivre votre efficacité et accroître votre productivité.

Action n°3 : Identifiez LA compétence que vous devez acquérir

« Il vaut mieux faire 20 pas dans une direction qu’1 seul pas dans 20 directions différentes. »

Pour atteindre vos objectifs, vous devrez certainement développer certaines compétences spécifiques.

Mais laquelle est vraiment prioritaire ?

La loi de Pareto s’applique si vous souhaitez tirer le meilleur de votre temps.

A titre d’exemple, même si la lecture de ces livres pour entrepreneurs m’a permis de gagner un temps fou dans le développement de mes différents business. Je n’étais pas assez concentré sur la compétence clé que je devais acquérir

C’est une erreur que je commettais, en achetant plusieurs formations ou livre en essayant de développer des compétences dans différents domaines. Une belle perte de temps.

Si vous essayez d’apprendre plusieurs choses en même temps, vous risquez de finir avec un niveau moyen dans différentes disciplines. 

Mon conseil ?

Hiérarchisez les compétences clés que vous souhaitez développer pour ensuite prioriser celles qui vous permettront d’avancer le plus vite vers vos objectifs.

Ne vous dispersez pas, plus vos efforts d’apprentissage seront concentrés vers l’acquisition de la bonne compétence (celle dont vous avez vraiment besoin), meilleurs seront vos résultats.

Revoyez vos objectifs et les actions à fort impact que vous avez décidé de réaliser et posez-vous la question suivante :

Quelle est la compétence ou la formation que je dois suivre pour que cette action à fort impact puisse être la plus efficace possible ?

Quel outil utiliser ?

Est-ce la vente ? Le growth hacking ? L’écriture ? La programmation ? La gestion commerciale ? Le marketing ? La productivité ?

Une fois cette compétence identifiée, vous pouvez utiliser une plateforme comme Udemy pour choisir la formation qui vous convient le mieux. Vous y trouverez des formations en ligne sur différents sujets à un prix très intéressant.

Offre réservée aux nouveaux clients ! Nos meilleurs cours sont à partir de 12,99 € lors de votre première visite sur Udemy.

Pensez également à vous abonner aux newsletters des auteurs de ces formations pour rester à jour sur la compétence que vous souhaitez acquérir.

Action n°4 : Créez à la fois une to-do et une not-to do list

Les interruptions peuvent vraiment transformer des tâches simples en action extrêmement chronophages.

Je me suis vite rendu compte qu’avoir une application pour organiser son calendrier, gérer ses tâches et planifier sa semaine est absolument fondamental. 

En ce qui me concerne, vu l’état chaotique de ma todolist, l’approche de certaines deadlines et l’accumulation des projets… 

Mais malheureusement cela ne suffit pas.

Nous avons tous non seulement un temps limité, mais aussi une énergie limitée chaque jour et certaines activités nous consomment plus d’énergie que d’autres.

Pour cette raison, il est indispensable d’apprendre à ne pas vouloir tout faire, mais plutôt à savoir déléguer.

Mettons nous d’accord : Nous finissons par devenir ce sur quoi nous passons le plus de temps.

« L’excellence est un art que l’on n’atteint que par l’exercice constant. Nous sommes ce que nous faisons de manière répétée. L’excellence n’est donc pas une action, mais une habitude. » Aristote

Si vous lisez régulièrement, vous récoltez les fruits de votre lecture… Si vous contactez souvent de nouveaux prospects, vous créez des opportunités, si vous vous enfilez du McDo régulièrement vous finissez par ressembler à votre cheeseburger…

Quel outil utiliser ?

Eiseinhower gestion du temps

Cette matrice Eisenhower permet d’éviter d’être toujours dans la gestion de l’urgence. 

Les tâches ou projets urgents et importants nécessitent une action immédiate alors que d’autres tâches importantes, mais non urgentes peuvent avoir des conséquences à plus long terme si elles ne sont pas réalisées.

Les hommes/femmes les plus influents(e)s de ce monde embauchent des personnes à temps plein pour optimiser la gestion de leur temps que ce soit pour des activités professionnelles, familiales, sportives, personnelles…

Bon, on a pas tous les moyens d’embaucher un assistant personnel mais aujourd’hui avec les nouvelles technologies qui existent, il y a peu d’excuses pour ne pas être organisé.

Comment se fait-il que certaines personnes arrivent à réaliser tellement plus de choses sur cette même période que d’autres ? Voici quelques questions clés à vous poser.

  • Quels sont vos powermoves, les actions à fort impact qui prennent 20% de votre temps pour 80% de vos résultats ?
  • Quelles sont les actions que vous réalisez et qui vous retardent ? Apprendre à dire non au reste.
  • Renseignez vous sur l’automatisation via Zapier, car certaines tâches ne se réalisent plus de manière manuelle

Action n°5 : Planifier vos journées la veille

« Le temps c’est de l’argent ? » on connaît tous cet adage.

Oui le temps c’est de l’argent, enfin presque… Le temps est votre principale monnaie d’échange et chaque jour vous avez un budget de temps à dépenser. Où est-ce que vous devez l’investir ? Où est-ce que vous souhaitez l’investir ?

Vous pouvez en effet l’échanger contre de l’argent, mais aussi contre des moments passés avec votre famille, vos amis, contre l’acquisition de compétences, l’écriture, une activité physique, une soirée, une fête…

Vous l’utilisez et le troquez contre ce que vous avez envie d’obtenir dans votre journée, vos semaines et donc votre vie.

Nous avons tous 24 heures par jour et cela ne suffit jamais assez pour tout ce que l’on a envie de faire.

Voilà une bonne raison d’arrêter la procrastination.

Personnellement, en tant que business developer, la prospection commerciale est indispensable à l’ensemble de mes affaires.

Si je ne la planifie pas dans ma journée, je peux être sûr et certain que c’est une activité qui finira par passer à la trappe, alors qu’elle est absolument nécessaire à la progression de mes projets et l’atteinte de mes objectifs.

Planifier ma journée la veille me permet ainsi de conserver le contrôle de mes actions et de les mesurer afin de faire en sorte que la locomotive reste sur les rails.

En organisant mes journées à l’avance (la veille), ma vie est ainsi plus simple et je suis de cette manière beaucoup plus zen en menant ma barque dans ce monde où tout va à mille à l’heure.

Je ne confonds plus vitesse et précipitation.

Il y a toujours des imprévus et des choses à régler qui vous éloigneront de votre agenda initial.

Gardez en tête que ce n’est pas une course mais un marathon.

L’objectif n’est pas d’être réglé comme un robot.

Il s’agit de simplifier le type d’activité auxquelles vous devriez idéalement vous consacrer à cette heure de la journée dans votre scénario idéal. Sans un idéal vers lequel tendre, on commence à stagner pour finir par régresser..

Quel outil utiliser ?

Exemple de structure de journée de travail « idéale » pour moi :

5:00- 5:30Routine matinale (oui je me lève très tôt)
5:30 – 7:00Deep Work : Action la plus importante pour mes objectifs de long terme
7:00 – 8:00Moment famille, pause, petit-déjeuner
8:00 – 9:30Sport – Méditation
9:30 – 11:00Deep work : Action puissante pour mes objectifs de long terme
11:00 – 12:00Pause de 10 min + Gestion des emails – tâches admin
12:00 – 13:30Pause déjeuner – lecture + Sieste de 30 min
13:30 – 15:00Deep work : Action puissante pour mes objectifs de long terme
15:00 – 16:00Pause + gestions des tâches admin
16:00 – 17:30Deep work : Action puissante pour mes objectifs de long terme
17:30 – 18:00Finaliser et analyser la journée, planifier un (meilleur) lendemain
18:00 et + Temps avec la famille jusqu’au lendemain

Cette structure est bien évidemment bousculée par la vie, l’idée n’est pas de la suivre à la perfection ou de faire de l’autoflagellation quand on n’a pas respecté son agenda.

Les sessions de deepwork, sont des moments de la journée durant lesquels, je vais travailler de manière ininterrompue sur une action à fort impact. (Téléphone sous mode avion, lancement d’un pomodoro…)

Si vous ne l’avez pas lu, allez vite le commander, ce livre a révolutionné ma productivité au quotidien.

Vous constaterez que j’ai bien pris le soin de planifier des pauses, des moments familles, sport, etc.

Ces phases de transition sont essentielles pour éviter le burn-out, ne pas sacrifier notre vie personnelle, et atteindre les objectifs qui ne sont pas liés au travail.

Action n°6 : Manger la grenouille pour atteindre vos buts

Un moyen intéressant de  commencer votre journée et d’éliminer la tache la plus importante et la plus urgente de votre to-do list. 

« La grenouille » fait référence à cette action fondamentale qui nous pend au nez et que l’on repousse à plus tard, encore et toujours.

Cette technique de gestion du temps initialement reprise par Brian Tracy permet d’éviter la procrastination et de créer du momentum dans votre journée.

En partant de vos objectifs de long terme, l’auteur vous invite à les décliner en actions mensuelles, hebdomadaires et journalières pour identifier “votre grenouille”.

À titre d’exemple, si je souhaite faire de BuzznessInfo.com, le 1er blog pour créer et développer son entreprise.

Je sais que “ma grenouille” c’est d’y investir 1h30 chaque matin pour rédiger du contenu à forte valeur ajoutée.

Cette méthode est également efficace pour ne plus rater vos deadlines. Le secret est de décomposer vos tâches afin d’identifier différentes grenouilles.

Prenons l’exemple de l’action de publier un article de blog, cela équivaut à 

  • Faire l’analyse du sujet (20 min)
  • Construire un plan (30 min)
  • Rédiger (1h30)
  • Editer, formater et illustrer (1h00)
  • Publier (30 min).

Si je souhaite publier 1 article tous les lundis, je dois planifier ces différentes tâches dans mon calendrier sur les autres jours, sinon il sera difficile d’atteindre mon objectif ou alors cela va empiéter sur mes autres priorités.

Quel outil utiliser ?

Un outil de gestion de projet vous permet de garder le contrôle et d’avoir une vue globale sur vos objectifs. 

Personnellement, celui que j’utilise est Monday.com car il permet de gérer les deadlines en équipe en décomposant les tâches selon qui va faire quoi quand et comment.

Action n°7 : Travailler sur votre concentration et protéger votre temps

Savez-vous pourquoi on nous limitait avec des examens d’une heure ou deux heures quand on était à l’école ?

Pour que l’on reste concentré sur la tâche à réaliser et que l’on réponde aux questions de la manière la plus efficace possible.

Dès que l’on entre dans la vie active, on arrête de mesurer son temps. Pas étonnant que l’on ne sache plus où il va.

Après chaque session de travail, évaluez le temps que cela vous a pris de réaliser une tâche et confrontez-la à votre estimation. En général, on a tendance à sous estimer le travail nécessaire pour éliminer une tache.

Si vous souhaitez réellement progresser, pas de secrets, à la manière d’un champion d’athlétisme qui mesure son record, vous devez aussi mesurer votre temps et apprendre à le protéger.

C’est simple et intuitif, plus vous protégerez votre temps des distractions et des interruptions, et plus vous serez concentré. Plus vous serez concentré, et meilleure sera votre gestion du temps.

Est-ce qu’il vous arrive de ressentir du stress, de l’épuisement ou de l’irritabilité ? 

C’est simple, avec nos téléphones nous sommes toujours distraits, occupé et déconcentré.

Quel que soit notre niveau de productivité, nos listes de choses à faire ou de projets à poursuivre ne feront que grandir avec le temps.

Mais que poursuit-on exactement ?

Je souhaite prendre un instant pour vous inviter à penser comme votre spiritualité peut influencer la manière avec laquelle vous gérez votre temps. 

Les plus grands chefs d’entreprise que ce soit Mark Zuckerberg, Bernard Arnault voire Bill Gates ont tous des rituels personnels de méditation ou religieux pour recentrer leur énergie avant d’attaquer leur journée.

Pour bien gérer son temps, il faut apprendre à s’arrêter de temps en temps pour prendre du recul et méditer. En plus de renforcer nos capacités de concentration, c’est en général dans ces moments que viennent nos meilleures idées.

Quel que soit votre foi ou votre non-foi, introduisez de la méditation et de la prière en démarrage de votre journée (1x au minimum).

Quel outil utiliser ?

Personnellement, j’utilise la technique Pomodoro via l’application de gestion de tâches Tick tick.

Une autre solution qui fonctionne plutôt bien est l’extension chrome toggl, mais qui n’existe qu’en anglais.

Aussi, si certains médias vous prennent beaucoup de temps, n’hésitez pas à utiliser un bloqueur de site comme Freedom pour vous organiser des sessions de travail ultra-productives. 

Pour le téléphone, je le mets en mode ne pas déranger pour éviter les appels intempestifs et limiter les interruptions.

Vous serez étonné des gains de productivité que vous pourriez constater. En appliquant ces quelques techniques d’organisation, j’ai vu ma liste de tâches se réduire en un éclair. 

Grâce à ce type d’outil, vous allez forcément développer vos capacités de gestion du temps.

Cela vous permettra de gérer des urgences ou des deadlines pressantes avec beaucoup plus de facilité.

Ne vous submergez pas d’outils, l’idée n’est pas que vous perdiez plus de temps à chercher des applications que vous en passez à faire avancer vos objectifs.

Autre outil pour gagner en concentration : headspace que j’utilise depuis presque un an.

C’est vraiment une superbe application pour apprendre à méditer et regagner une conscience de soi.

On récapitule :

Les avantages d’une bonne gestion de votre temps sont :

  • d’être plus productif et plus efficace
  • de réduire votre stress
  • vous ouvrir plus d’opportunités de progrès dans la vie
  • de faire ce que vous aimez

En revanche, ne pas apprendre à gérer votre temps

  • Peut ruiner votre carrière professionnelle
  • Vous faire rater vos objectifs
  • Réduire la qualité de votre travail
  • Augmenter votre anxiété/stress.

Finalement, ces actions sont une base, des habitudes que vous pouvez développer mais il faut garder en tête que la méthode miracle n’existe pas.

Nous avons tous notre propre manière de créer un planning et d’organiser notre quotidien.

Parmi ces 7 actions, je vous invite donc à choisir celles qui correspondent le mieux à votre style de vie.

Auteur et fondateur du blog BuzznessInfo.com, près de 30 000 lecteurs lisent mes articles chaque mois pour apprendre comment créer et développer leur business dans un monde en constante disruption. Inscrivez-vous à ma formation Vendre avec productivité® pour accéder à des conseils uniques !

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