4 habitudes à prendre pour organiser votre travail quotidien

Pour réussir à développer votre entreprise, il est impératif d’apprendre à organiser son travail au quotidien. Autrement, vos objectifs ne resterons que des rêves…

Pour organiser efficacement son travail au quotidien, il faut:

  • Prendre l’habitude d’écrire
  • Ritualiser son organisation quotidienne
  • Gérer son espace de travail de manière efficace
  • Apprendre à refuser certaines choses

« Parfois ce sont les petits changements quotidiens qui créent les grands résultats. »

A notre époque du digital, il ne passe pas un jour sans que nous soyons interrompu par un téléphone qui sonne, un mail que l’on reçoit ou une notification sur son portable. Ces interruptions constantes, nous distraient et nous évitent de nous concentrer sur les actions essentielles que l’on voudrait mener.

Elles nous éloignent de nos objectifs les plus profonds.

Si bien que, et en particulier dans l’entrepreneuriat, nous pouvons avoir l’impression que le temps passe à une vitesse monstre et que nos journées ne nous suffisent pas.

En réalité, elles sont largement suffisantes.

Nous avons tous 24 heures et et le soleil se lève et se couche chaque jour pour tout le monde. Il ne s’agit donc pas à essayer de courir pour avoir plus de temps mais simplement d’apprendre à mener des actions quotidiennes qui ont plus d’impact.

Intéréssé? Continuez la lecture car dans cet article, je vous livre 4 astuces simples et efficaces pour organiser votre travail au quotidien.

Prêt?

Prendre l’habitude d’écrire dans un journal

« Ceux qui tiennent un journal vivent deux fois » Auteur inconnu

De nombreux entrepreneurs et visionnaires tels Albert Einstein, Marie Curie, ou Léonard de vinci tenait un journal de travail. Il l’utilisaient pour analyser leur activité professionnelle et identifier les points à développer ou améliorer.

journal de léonard de vinci

Pour ma part, je tiens deux journaux, un personnel sous format papier et un professionnel en digital (Evernote). Cela me permet de ne pas m’emmeller les pinceaux entre la gestion opérationnelle de mon activité et l’écriture quotidienne que je réalise pour moi-même.

Cette activité d’écriture est fondamentale car elle permet de:

  • Collecter les informations importantes (notes de réunions, idées, projets,…)
  • Organiser les actions à mener (prospecter, développer un produit…)
  • Planifier leur exécution à une date définie.

Au début de chaque journée, inscrivez une liste de 4-5 objectifs atteignables que vous aimeriez atteindre ce jour là.

Les experts s’accordent à dire que l’esprit voit passer près de 50 000 pensées par jour. C’est un chiffre gigantesque et si vous essayez de pratiquer 5 minutes de méditation, vous comprendrez rapidement que ce nombre est loin d’être exagéré.

Au vu de ce volume, vous en conviendrez, tenir un journal est une nécessité pour organiser son travail au quotidien.

J’ai personnellement commencé à tenir un journal il y a deux ans. Même si mon assiduité d’écriture n’est pas parfaite, les progrès que j’ai réalisé grâce à cette pratique sont incroyables.

Tenir un journal digitalisé

Utiliser une application similaire à Evernote ou google keep est un must pour pouvoir mettre vos idées, vos pensées et vos projets en ordre. Si vous réalisez des recherches sur internet et que vous devez enregistrez certaines choses, ces outils font le taf.

Notez les petits éclairs de génie qui peuvent vous passer par la tête durant la journée.

De plus, cela vous évite de devoir trainer votre journal partout il se synchronise directement entre votre mobile et votre ordinateur.

Allouer du temps pour gérer l’espace de travail

« Organiser ce n’est pas mettre de l’ordre, c’est donner de la vie »

A quoi ressemble votre bureau?

Commencons par les basiques: votre siège, votre bloc-notes et les espaces de rangement. Etes-vous correctement équipé?

Si vous ne l’êtes pas, prenez le temps de créer tout de suite une liste sur Evernote ou dans votre journal de ce que vous devez vous procurer. Je vous conseille également d’avoir minimum deux écrans.

Si vous vous retrouvez dans le désordre, je vous laisse imaginer comment vous pourrez améliorer votre productivité au quotidien dans une espace organisé et épuré.

Essayez d’y garder le minimum de chose.

bureau organisé

Il faut apprendre à se débarasser de ce qui ne sert à rien. Si vous ne voulez pas vous séparer de certaines choses car on ne sait jamais quand on peut en avoir besoin. Créez un carton ou achetez un box dans lequel vous allez mettre toute ces choses qui polluent votre espace de travail car « on ne sait jamais ».

Vous pouvez appeler cette espace de rangement le « on ne sait jamais ».

Pour être plus efficace et plus organisé dans son travail au quotidien, je vous recommande de sacraliser une dizaine de minutes par jour en fin de journée pour réorganiser et trier votre bureau (sur ordinateur) et physique.

De préférence en fin de journée… avant d’écrire dans votre journal. Les études indiquent que votre cerveau est généralement plus analytique avant d’aller se coucher et plus créatif le matin au réveil.

Gardez en tête que si vous ne le faites pas, les choses vont s’accumuler et vous perdrez encore plus de temps le lendemain matin à chercher ce maudit post-it.

Planifier des moments pour préparer votre journée et faire le point

Pour maximiser l’efficacité des données que vous collectez avec le journal, veillez à prendre au minimum une dizaine de minutes en début et en fin de journée pour faire le point.

Cela vous permettra de prendre le recul nécéssaire afin de mettre votre quotidien en cohérence avec vos objectifs personnels et professionnels.

Cette habitude est cruciale…

Si vous ne le faites pas, vous risquez de toujours avoir l’impression d’être submergé de taches en retard.

N’écoutez pas cette voix qui vous dit que vous n’avez pas le temps de vous organiser. Croyez-moi, elle ne vous rend pas service.

La régle de deux fois 10 minutes

10 minutes avant de démarrer et 10 minutes en fin de journée lorsque vous arrétez le boulot et votre efficacité sera multiplié par 100 chaque jour.

L’entrepreneuriat peut être vécu comme une véritable course contre la montre. Si vous n’apprenez pas à ritualiser votre organisation, vous risquez de trop vivre dans la réaction chaque jour.

Le matin vous êtes plus créatif et plus frais. Le meilleur moyen pour démarrer son travail et d’écrire dans son journal. Vous pourrez exprimer vos idées, vos objectifs à long terme pour vous motiver et démarrer votre journée du bon pied.

Le soir, vous concluez votre journée par un bilan de votre journée et déchargez votre esprit dans votre journal afin d’aller vous reposer. Votre subconscient pourra ainsi trouver les solutions que vous recherchez à votre place.

Les spécialistes affirment qu’écrire permet de travailler sa mémoire et de se rappeler plus facilement des choses. L’écriture renforce également la capacité de concentration et la créativité.

Vous pourrez ainsi prendre de meilleures décisions pour organiser votre travail au quotidien et choisir vos priorités.

Pour aller plus loin, je vous invite à consulter cet article pour apprendre à planifier votre semaine, avec un exemple concrêt.

Apprendre à refuser et à prioriser

« Ce n’est pas parce qu’une tâche exige beaucoup de temps qu’elle est importante. » Auteur inconnu

Quand je parle de refuser certaines choses, il faut comprendre qu’il peut s’agir d’interruption extérieures venant de personnes mais également de vous même.

Plus vous dites oui à un appel, un email, une personne ou une activité moins vous aurez de temps pour vous consacrer à ce que vous souhaitez faire. Et si vous m’avez lu jusqu’ici, je pense que ce que vous accordez de la valeur à ce que vous décidez chaque jour.

Il faut donc apprendre à dire non pour pouvoir être plus efficace au quotidien.

Si vous ne le faites pas, les gens ne donneront pas plus d’importance à votre temps que ça car vous même vous ne lui en donnez pas.

Attention, cela ne veut pas dire que si il y a une véritable urgence vous devez resté dans votre coin à poursuivre vos activité. Mais lorsqu’un imprévu ou une tache apparait posez vous les questions de la matrice d’Eisenhower

  • Important et urgent, consacrez vous à cette tache
  • Important et pas urgent, planifiez cette tache
  • Pas important et urgent, déléguez ou évitez cette tache
  • Pas important et pas urgent, éloignez vous de cette tache

Attaquer le plus difficile en premier

La plupart des taches que l’on réalise ne sont pas réellement importantes.

Comme elles sont plus faciles et peuvent être finies plus rapidement, nous avons tendances à les accumuler et procrastiner sur l’essentiel et le challengeant. Cela crée de l’anxiété et du stress inutile.

Attaquer les projets qui paraissent les plus compliqués à mener vous permettra d’éprouver une satisfaction beaucoup plus grande et tout vous semblera plus facile à compléter par la suite.

En appliquant ces astuces, vous vous assurerez de ne pas emporter du travail avec vous et d’empiéter sur votre vie personnelle.

Et-vous quelles sont les habitudes qui rendre votre travail quotidien plus efficace?

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