Rédiger correctement le cahier des charges de votre site internet vous permettra d’optimiser les coûts et de poser les bases d’un projet solide. 

Votre cahier des charges va ainsi être un outil collaboratif entre votre fournisseur qui doit comprendre dans quel contexte et avec quels moyens il va développer un site web, et vous-même qui devez clairement exprimer les objectifs de ce dernier.

  • Vous souhaitez réussir la création de votre site web ?
  • Vous voulez obtenir un chiffrage précis du coût et éviter les mauvaises surprises ?

Ce guide vous permettra de fournir à votre prestataire potentiel une expression claire de votre besoin afin de créer un site web qui permet la réalisation de vos objectifs et ceux de votre audience.

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Pour éviter de perdre du temps et bien communiquer vos besoins

Que contient un cahier des charges ?

Le cahier des charges d’un site internet peut aborder votre projet à plusieurs niveaux :

  • Le contexte du projet de site web
  • Une présentation de l’équipe qui conduit le projet
  • Les objectifs du projet 
  • La structure du site attendue
  • Le maquettage des différentes pages
  • La charte graphique et le design
  • La version mobile
  • Les intégrations
  • L’hébergement
  • Le cadrage de vos attentes 
  • Les différentes phases et deadlines du projet

Un cahier des charges qui explicite votre projet avec précision permet de gagner du temps et d’éviter les malentendus avec vos prestataires.

Le contexte du projet de site web

Dans cette section, vous présentez votre projet, son origine et la façon dont vous voulez le conduire. 

En clair, les enjeux de l’acquisition d’un site web et vos contraintes en termes de capacités financières, techniques, réglementaires dans le cadre du e-commerce…

Un bref texte au sujet de votre histoire, votre mission, votre vision d’entreprise se révèle nécessaire pour orienter votre prestataire.

Vous devez aussi indiquer le nombre de collaborateurs, dont ceux susceptibles d’utiliser directement l’outil pour définir l’accompagnement à la prise en main.  

Présentez ces personnes et indiquez leur rôle ainsi que leurs coordonnées.

S’il s’agit d’une refonte d’un site existant, faites un état des lieux en indiquant le nombre de visiteurs, le nombre de pages, les statistiques actuellement disponibles…

Les objectifs du projet 

À ce niveau du cahier des charges, vous devez indiquer l’importance stratégique du site dans votre activité. S’agit-il d’une création d’entreprise ?

Décrivez votre situation actuelle sur le marché ainsi que vos objectifs de long terme et de court terme, ils vont éclairer le fournisseur, notamment sur des propositions optionnelles :

Si vous vendez 100 % en ligne, l’enjeu est crucial et le fournisseur vous proposera sans doute un niveau de protection et de sauvegarde des données plus important.

Le scope du travail de création (refonte complète, partielle, création de 0) doit également bien être défini

Même si votre site existe déjà, vous avez sans doute une raison de vouloir le refondre. 

Alors, même s’il est tentant de faire un copié-collé, profitez de l’occasion pour redéfinir la place de ce site dans votre stratégie de marketing digital.

À ce projet de site web, vous devez rattacher des prestations complémentaires comme l’optimisation de la version mobile pour permettre à vos clients de surfer sur leur smartphone ou l’achat de conseils en référencement.

Exemple d’objectifs :

  • Augmenter le nombre de pages vues mensuelles de x % en 3 mois
  • Réduire le taux de rebond de x % en 6 mois
  • Améliorer le nombre d’inscrit à l’email marketing de x % sur les 12 prochains mois
  • Accroître le nombre de followers sur les réseaux sociaux pour atteindre 50 000 personnes

La structure du site attendue

En général, les fournisseurs réalisent des simulations d’architecture et de navigation pour les clients.  Mais ce sera beaucoup plus efficace si vous fournissez vous-même un plan tel que celui réalisé ci-dessous avec whimsical.

C’est l’équivalent du plan de construction et de circulation pour des locaux.

Vous devez définir :

  • Le type de contenus dont vous aurez besoin : pages principales (Accueil, à propos, contact, notre équipe, actualités…), et autres landing pages ou articles de blogs
  • La taxonomie, autrement dit la manière dont les contenus seront classés. Pour un blog cela se fait via des catégories (hiérarchique) ou des tags (non hiérarchique).

Un site internet contient ainsi des pages dites statiques (à propos, nous contacter) et des pages dynamiques (articles de blog, news). 

Le maquettage des différentes pages

Cette partie est importante, sa définition va impacter votre image (apparence et ergonomie), mais aussi votre activité (gestion leads…).

Les fonctions essentielles peuvent-être :

  • La visualisation des contenus en tant que visiteur nouveau ;
  • La visualisation de « mon compte » ;
  • L’upload de contenus ;
  • L’inscription ;
  • L’administration de la facturation et des paiements
  • Le parcours utilisateur de son arrivée sur votre site jusqu’à sa conversion en lead.

Un logiciel comme Lucidchart vous permet de réaliser des « wireframes » dites maquettes fonctionnelles en bon français de manière simple. 

Si vous le souhaitez, vous pouvez également spécifier à votre prestataire de vous faire une proposition, mais de mon expérience, moins vous lui donnez d’indications et plus il risque d’être à côté de la plaque.

Vous gagnerez donc beaucoup de temps à faire ce travail en interne.

Voici quelques exemples de fonctionnalités que vous voudrez peut-être mentionner, en fonction de votre projet.

  • Fonctionnalités e-commerce et modules de paiements
  • Version multilingue
  • Tracking, suivi et objectif analytics
  • Fonctionnalité spécifique autour de la recherche
  • Exigences de performance

Votre fournisseur est aussi là pour être force de proposition sur des fonctionnalités incontournables : blog, espace presse, intégration des réseaux sociaux…

Ils sont de l’autre côté de l’interface client, mais vous voulez peut-être restreindre leurs droits selon leur position.

Ainsi, vous devez à ce stade décider si l’internaute peut visualiser toutes les pages librement ou si certaines sont conditionnées à une inscription préalable par email (pour générer un fichier qualifié et réaliser votre campagne d’emailing). 

Parfois les sites web ont même deux visuels distincts, selon que vous arrivez sur le site logué ou pas. 

L’internaute sera aidé dans sa découverte et sa navigation par des indicateurs, des suggestions, des calls-to-actions. (Boutons d’appels à l’action comme celui-ci dessous)

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Pour éviter de perdre du temps et bien communiquer vos besoins

La frontière est floue avec votre stratégie marketing, mais c’est à vous de la déterminer pour pouvoir demander les fonctionnalités qui vous seront utiles.

Les intégrations

Si votre campagne marketing comprend plusieurs actions via le web, comme les campagnes sponsorisées ou emailings), vous devez garder la main sur la gestion des landing pages ou sur la disponibilité d’un outil de composition de newsletter.

De nombreux sites nécessitent des intégrations avec des API tierces qu’il faudra mentionner à ce stade.

Vous devez également détailler vos préférences techniques :

Par exemple, votre CMS favori (WordPress, wix…) ainsi que les éventuelles plugins de paiement que vous souhaitez utiliser et toutes les intégrations à prendre en compte (les CRMs, logiciel d’analytics, ERP…).

La charte graphique et le design

Pensez à transmettre une charte graphique à votre prestataire afin qu’il puisse respecter les codes couleurs et autres éléments liés à votre positionnement marketing.

Charte graphique - cahier des charge

Parmi ces éléments, n’hésitez pas à indiquer:

  • Un document PDF récapitulatif expliquant les choix de couleurs, les significations. Des images clés dans différents formats/versions (logos, photos, designs…)
  • Une analyse concurrentielle avec votre le storytelling de votre marque
  • Les règles de typographie
  • Les espacements, le style
  • Les choses à éviter

La version mobile

Selon Search engine Land, 57 % du trafic web proviendraient des smartphones et des tablettes.

De cette tendance est né Le « Responsive design » , un modèle de conception web qui permet à votre contenu (écrit ou visuel) et à la structure du site d’offrir une expérience utilisateur optimisée sur tous les appareils : du bureau à la tablette en passant par le smartphone.

Depuis  2015, l’algorithme de Google intègre désormais le « mobile friendliness » d’un site Web dans sa logique de référencement.

L’algorithme analyse en fait chaque page, les temps de chargement afin de vérifier qu’ils correspondent bel et bien aux éléments de conception et qu’ils sont adaptés aux meilleures pratiques sur mobile.

Même si les entreprises peuvent toujours créer un site internet mobile distinct, la meilleure option reste un site qui propose directement une version personnalisée pour mobile.

En raison des changements de l’algorithme de Google qui continuent de se poursuivre dans cette voie, l’optimisation d’une version mobile d’un site entreprise est ainsi devenue incontournable pour capter cette audience en pleine croissance.

L’hébergement

L’hébergement consiste à servir et à gérer les différents fichiers pour un ou plusieurs sites internet. C’est un élément stratégique de votre cahier des charges.

Le fournisseur d’hébergement alloue de l’espace sur un serveur à votre site internet pour lui permettre de garder vos fichiers en stock afin de les rendre disponible aux internautes. 

On dit ainsi qu’il héberge un site Web.

Tous les sites Web que vous visitez sont ainsi hébergés dans ce que l’on appelle un serveur.

Plusieurs options d’hébergement existent, parmi celles-ci les serveurs mutualisés, dédiés, VPS (privé, virtuel) ou en cloud.

Voici l’essentiel de ce que vous devez savoir au sujet du choix d’un service d’hébergement.

Le Stockage

Le stockage dont vous avez besoin dépend en grande partie du type d’entreprise que vous dirigez ainsi que de vos prévisions de croissance.

Un site Web statique nécessite beaucoup moins de stockage de données qu’un site Web e-commerce qui traite les demandes de milliers de clients. Les besoins seront donc différents

Le processeur

Les besoins de votre entreprise et le nombre de clients que vous prévoyez de gérer doivent aussi être pris en compte lors du choix d’un processeur.

Si vous constatez que votre site Web subit un trafic intense ou que vos clients reçoivent des notifications de «serveur occupé», il faudra considérer d’opter pour un processeur de taille plus rapide.

Outre la vitesse de traitement, la mémoire cache du processeur peut également optimiser le temps requis pour récupérer les données de la mémoire principale du serveur.

Pour faire simple, plus la mémoire cache est élevée, plus il y a de données qui peuvent être conservées dans le cache, ce qui accélère les performances du serveur.

C’est pour toutes ces raisons qu’il vaut mieux éviter de chercher à faire des économies sur l’hébergement.

Il est à votre site ce que les fondations sont à un immeuble… Si elles ne sont pas solides, tout peut s’écrouler du jour au lendemain.

Les capacités d’évolution du serveur

Pour absorber la croissance potentielle du trafic de votre site, il est tout aussi important de vérifier la capacité d’agrandissement prévu par votre hébergeur car la transition vers un autre service et coûteuse en plus d’être chronophage.

Une bonne capacité d’évolution permet ainsi de réaliser des économies financières significatives à long terme.

En cas de sous-utilisation, vérifiez que votre service d’hébergement propose une option pour réduire la taille du serveur et éliminer les ressources gaspillées.

RAM du serveur

Il est important de vous assurer que le serveur dispose de suffisamment de RAM pour gérer le trafic et les demandes de données de votre site internet.

Plus de RAM se reflètent par la rapidité de votre serveur, ainsi qu’une gestion plus fluide du trafic entrant.

De plus, votre CMS sera mieux pris en charge et vous aurez accès à plus d’espace pour le fonctionnement des applications des programmes permettant de dynamiser votre activité en ligne.

Le potentiel d’un pic de demande sur votre serveur est toujours possible, prévoyez donc un hébergement en lien avec le trafic que vous pourrez potentiellement générer via vos stratégies de communication.

Personnellement, je recommande fortement la solution Cloudways qui est adaptée à tous types de situations.

Le cadrage de vos attentes  

L’une des plus grandes questions auxquelles votre cahier des charges va répondre est la question du « qui fait quoi ? » « Quand, ou/et comment ? » 

Rendez-vous service et détaillez une liste des livrables.

Le plus grand malentendu reste souvent la rédaction du contenu que le commanditaire du site web s’imagine avoir sous-traité. 

Le client tombe ainsi des nues lorsqu’il reçoit une version « vide » ou pleine de texte prérempli à la livraison.

Le cahier des charges de votre site Web comprend donc tout ce qui contribue au succès du projet et de votre collaboration avec votre prestataire.

Voici une liste des attentes qu’il vous faudra clarifier :

  • Nombre d’aller-retour sur le design et la personnalisation
  • Les questions liées à l’hébergement du site
  • La rédaction et l’upload des contenus
  • Proposition graphique
  • Proposition d’architecture (site map)
  • Étude de l’ergonomie
  • Appli mobile
  • Conseil sur une stratégie digitale (référencement, emailing…) Accompagnement à la publication du site (plan de lancement, ligne éditoriale)
  • La maintenance et les mises à jour à prévoir
  • L’optimisation technique SEO

Notez que plus votre demande couvre de spécialités, plus vous devrez choisir un fournisseur généraliste et payer un montant élevé pour la prestation exécutée.

Détaillez aussi vos contraintes techniques… Développement, framework ; applications ou CMS à intégrer ; compatibilité avec vos navigateurs ; … et vos ressources en interne pour l’administration du site web. 

Vos collaborateurs ont-ils des compétences de webmaster ou de webdesigner (UX, UI) et auront-ils du temps à consacrer à cette mission qui vient s’ajouter à leur charge de travail ?

Vous devez aussi prévoir les prestations de suivi et d’exploitation au cours de la vie du site web : maintenance, mises à jour, formation des nouveaux utilisateurs.

Les différentes phases et deadlines du projet

Pour clarifier votre cahier des charges, il est essentiel de décomposer le projet en différentes phases claires où vous travaillerez sur différents aspects du site.

La création d’un échéancier avec des délais et date de livraison permet de garder votre projet de création de sites web sur la bonne voie. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de gestion de projet collaboratif pour bien vous organiser.

Voici un exemple des différentes phases typiques d’un projet de création de sites Web :

  1. Création des Maquettes
  2. Design infographiques et modèles
  3. Développement (Front et Back-end)
  4. Test de bugs (à réaliser de manière collaborative) 
  5. Passage en live
  6. SAV

Les deadlines des phases ci-dessus doivent être indiquées dans votre cahier des charges en particulier lorsquelle sont liés à un évènement clé de la vie de votre entreprise (ouverture d’un local, lancement d’une filiale à l’étranger…).

Le budget

Le budget requis pour le projet doit être clairement indiqué dans cette section.

Vous devez indiquer vos contraintes afin d’aider vos prestataires à concevoir une proposition commerciale qui a du sens.

Présentez votre budget pour chaque phase vous permettra d’être encore plus spécifique et donc de mieux cadrer les attentes.

Être transparent sur l’enveloppe budgétaire que vous souhaitez allouer est la meilleure manière de procéder si vous souhaitez éviter les mauvaises surprises. Un conseil : négocier la valeur plutôt que le prix.

Les professionnels en création de sites web sont nombreux et vous pourrez toujours transmettre votre cahier des charges à un autre prestataire si la tarification vous parait incohérente.

Présentez le format de réponse que vous attendez

Par exemple, indiquez un délai pour l’obtention de la réponse. 

L’objectif n’est pas de récompenser le plus rapide, mais d’intégrer cette prestation dans votre planning général de développement.

Précisez aussi le format du prix. Pour éviter une mauvaise surprise, demandez un prix à plusieurs étages :

·  Offre de base ou haut de gamme

·  Offre de base + variante

·  Offre de base + options

Si vous souhaitez faciliter la comparaison des offres, pensez à poser le cadre des réponses en indiquant ce que vous attendez de lire dans l’offre :

·  Solution ;

·  Planning ;

·  Présentation du prestataire (équipe, référence…) ) ;

·  Référents affectés au projet (mode de communication avec vos équipes) ;

·  Mode de remise des offres : si c’est un gros projet, vous pouvez les inviter à venir présenter le projet et faire une démo.

Notez bien qu’il faut différencier la taille d’un prestataire des moyens qu’il va allouer à votre projet.

S’il a 5000 collaborateurs dans le monde, mais un seul sur votre projet, l’offre n’est pas forcément supérieure au prestataire local.

Pourquoi faire un cahier des charges ?

Votre communication digitale passe nécessairement par un site web bien référencé, nous sommes tous d’accord sur ce point. 

Mais avant de vous pencher sur son positionnement dans les moteurs de recherche, il est important de créer un site web « user friendly », moderne avec des fonctionnalités modernes.

La définition, à long terme, de votre usage du site web est essentielle pour la construction de l’arborescence. 

Les sites « bricolés » sont comme les mauvais CRM, redondants, compliqués et, au final, délaissés par les collaborateurs.

Si votre site est bien construit, il sera mis à jour avec plaisir par votre personnel et, de ce fait, mieux classé par l’algorithme Google, c’est un cercle vertueux.

Donc, voulez-vous une simple vitrine (virtuelle) ou une boutique toute entière ?

Ce dernier point revêt toute son importance.

Il est inutile d’investir une somme importante dans l’élaboration d’un site web si vous ne le faites pas vivre par la suite.  

Vous avez sans doute expérimenté : vous surfez et vous tombez sur un super site sauf que vous vous apercevez que les contenus sont obsolètes, que la dernière actualité annonce la sortie de l’iPhone 7 !

Les erreurs à éviter lors de la rédaction de votre cahier des charges

Soyez réaliste, il ne vous faut pas forcément le même site marchand que Sephora

Soyez humble, si vous achetez la prestation, c’est que vous n’êtes pas un développeur, donc évitez les descriptions hasardeuses (et risquées), formulez plutôt vos objectifs d’utilisation. C’est au professionnel de proposer la solution technique qui répond à votre usage.

Soyez open, vous avez sans doute déjà deux ou trois idées arrêtées, mais laissez la porte ouverte aux propositions alternatives du professionnel.

Soyez patient, laissez un délai raisonnable aux professionnels pour étudier vos besoins et vous établir une proposition réfléchit pour le long terme. Les migrations de site en cours d’activité sont complexes à gérer, administrativement et sur le plan du référencement.

Soyez cohérent, n’imposez pas de pénalités à votre prestataire que vous ne sauriez mettre en œuvre. Restez sur deux ou trois critères déterminants que vous serez en mesure d’imposer.

Soyez constructif, votre cahier des charges ne sera pas forcément parfait, prenez du temps pour des échanges complémentaires avec le ou les fournisseurs pour valider vos attentes et les contraintes du marché.

Soyez prudent, surtout si vous achetez des prestations de services récurrentes auprès du fournisseur. Dans ce cas, vérifiez sa solvabilité, par exemple en vous connectant sur société.com.

Soyez intuitif sur le choix du partenaire. S’il est très petit, il n’aura pas forcément la capacité à mettre en œuvre ce qu’il propose ou sera vite dépassé. Au contraire, vous pouvez être déçu de choisir un fournisseur imposant pour lequel vous ne représentez pas une grosse valeur marchande.

Soyez armé pour la mise en œuvre, rien ne se passe jamais comme prévu, vous devez rapidement faire comprendre à votre vendeur que vous suivez le projet de prêt et comptez faire respecter les spécificités de votre cahier des charges.

Soyez corporate, avertissez vos collaborateurs de l’arrivée du nouvel outil dans l’entreprise et de leur éventuelle implication, que ce soit pour une mise à jour régulière, la consultation des demandes clients ou la modération des commentaires.

Auteur et fondateur du blog BuzznessInfo.com, près de 30 000 lecteurs lisent mes articles chaque mois pour apprendre comment créer et développer leur business dans un monde en constante disruption. Inscrivez-vous à ma formation Vendre avec productivité® pour accéder à des conseils uniques !

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